Провалы в грантовых проектах: что прощают и не прощают грантодатели

В июле в Переделкино пройдет конференция антикейсов «(Не) всё пропало!». Организатор – БФ «Жизненный путь» – предлагает НКО обсудить сложности, кризисы, ошибки и провалы, с которыми им пришлось столкнуться. Речь в том числе пойдет о неудачных грантовых проектах.

По словам директора фонда Марины Быковой, сразу возник вопрос: насколько это рискованно для НКО? Не испортит ли честный разбор грантовых кейсов их репутацию? По опыту опрошенных НКО-участников, они часто воспринимают отношения с грантодателем как отношения заказчика и подрядчика, и в такой конструкции места для диалога нет. 

Другой вопрос: а сами грантодатели хотят знать о том, что в их проектах что-то идет не так? Они-то готовы узнать обратную связь? По словам грантодателей, с которыми нам удалось поговорить, они готовы, более того, считают такой разговор необходимым для социальных изменений, к которым стремятся обе стороны.

НКО как лаборатория для отработки неизбежных ошибок

«Конкурсная механика, когда финансирование выделяется под заранее зафиксированный результат, не предполагает сомнений в его достижении. Ведь если есть сомнения – проект не может успешно пройти экспертизу и быть профинансирован, – размышляет Инна Ширшова, директор программ Благотворительного фонда Сбербанка «Вклад в будущее». 

«С другой стороны, – продолжает она, – когда мы оставляем за скобками сложность, многомерность и риски социальной работы, а ограничиваемся простой логикой отношений “заказчик-подрядчик”, места для культуры ошибок не остается. Без нее невозможны прорывные решения. НКО перестает быть лабораторией, в которой отрабатываются социальные технологии и рождаются лучшие практики», – уверена эксперт.

По словам Александры Горячевой, программного директора БФ «Абсолют-Помощь», поддержавшего антиконференцию, в некоммерческом секторе силен стереотип, что организация всегда и во всем должна показать себя безупречной. Из-за этого НКО часто скрывают свои проблемы, замалчивают неудачи и боятся делиться тем, что что-то пошло не так.

«За этим страхом, – говорит Александра, – почти всегда стоит вполне понятное человеческое опасение: а вдруг нас признают некомпетентными? Вдруг донор решит, что мы незрелые, неустойчивые, и в следующий раз просто не окажет нам поддержку?» Но, уверяет она, отношение к такой организации не меняется к худшему, напротив, в этом видят признак зрелости.

«Когда речь идет о сложных социальных проектах и системной помощи целевым группам, например – детям и молодым взрослым в ситуации уязвимости, – невозможно просчитать абсолютно все риски, – подчеркивает Александра. – Всегда имеет место человеческий фактор, меняющиеся обстоятельства, особенности благополучателей и другие причины, которые делают стопроцентное прогнозирование утопией».

Замалчивать проблему – в нашей культуре

Так или иначе прогнозировать приходится, и некоторые вещи – точно. А потом случается разное. Например, в одной из заявок, поступивших на конференцию антикейсов, описана такая ситуация: региональная организация выиграла грант на проект для людей старшего поколения.

Отличная, хорошо продуманная программа – оказалась невостребованной. Целевая группа просто не собралась: не было привычки проводить так время, то и дело возникали проблемы со здоровьем (возраст же), добираться было неудобно и так далее. В итоге НКО пришлось приложить ряд усилий, чтобы проект все же состоялся, но стресс они получили большой, а ответа, как быть в таких ситуациях, у них нет. 

В подобных случаях НКО часто замалчивают неудачи, делится наблюдениями Инга Моисеева, генеральный директор Центра развития и поддержки НКО и общественных инициатив «Д.груп», оператора грантовых и стипендиальных конкурсов. «Это образ мышления не только НКО, это наша общая ментальная установка – не выметать сор из избы. За этим стоят объективные причины тоже: проблемных опасаются партнёры (а это про доступ к ресурсам), проблемных опасаются сотрудники и кандидаты, да порой и сами руководители».

С тем, что замалчивание – влияние общего контекста, согласна и Инна Ширшова.

Однако она видит выход в построении новой культуры: «Мы все носители культуры, которая обладает низкой толерантностью к ошибкам. Но как только вы попадаете в колею замалчивания ошибок, вы начинаете бесконечный бег по кругу. НКО важно делиться сложными ситуациями, спорными моментами, чтобы эволюционировать. А это возможно только если сформировано безопасное пространство, и если между организацией и грантодателем есть партнерские отношения».

Способность признать неудачу – признак профессионализма

Аргументы о том, что честность развивает сферу, сталкиваются со страхом НКО потерять источник финансирования. Многие некоммерческие организации в России живут в условиях постоянного дефицита денег, и рисковать отношениями с донором не хочет никто. Но, как уверяют наши респонденты, работа над ошибками важнее и, напротив, повышает и доверие, и качество сотрудничества с донорами.

«Отвечать на все более непростые вызовы в социальной сфере, можно намного эффективнее, если честность, доверие и открытое обсуждение планов, успехов и неудач станет неотъемлемой практикой отношений между донором и грантополучателем. Диалог на всех этапах от проектирования до отчетности, доверие и опора на экспертизу друг друга – вот на мой взгляд, ключевые слагаемые успеха», – добавляет Инна Ширшова.

Стремление к полному отсутствию ошибок часто приводит к страху экспериментировать и желанию скрывать проблемы, признает Ксения Воронина, директор благотворительного фонда Яндекса «Помощь рядом». «Говорить, что проект не идет или идет плохо, – важно, чтобы скорректировать курс и в итоге делать проект не ради галочки, а ради реальной измеримой пользы. Яркий пример – история с одной из наших партнерских НКО. Два года назад мы не смогли выделить им грант: ребята тяжело прошли интервью, заявка была составлена некорректно. Но позже мы встретились снова, и они открыто признали, что тогда были не готовы. Подробно рассказали, как учли свои ошибки. Такая рефлексия вызвала у нас огромное уважение и повысила доверие. Конечно, сейчас они получают грант».

«Понятно, что признать промах публично – огромный вызов, –  говорит Александра Горячева. – Многим командам психологически тяжело это сделать. Нередко организация внутри себя понимает, что идет не в ту сторону. Например, услуги, которые они предлагают, уже не актуальны и не востребованы той целевой группой, с которой они работают. Но признаться в этом – значит, выйти из зоны комфорта. Привычнее двигаться по проторенному пути, и такое движение «по накатанной» может продолжаться годами. Гранты реализуются, отчеты пишутся, а объективные социальные эффекты стремятся к нулю. Но способность вовремя остановиться и признать, что что-то идет не так, – маркер профессионализма. Ведь для того, чтобы просто осознать ошибку, нужно сначала провести внутренний аудит, отбросить иллюзии и открыто заявить: «Мы ошиблись в проектировании, в управлении, в понимании нашей целевой аудитории, но мы хотим это исправить и знаем как».

Когда НКО выходит в публичное поле с таким честным кейсом, считает эксперт, это имеет колоссальную ценность для сообщества в целом. «Организация не просто прокачивает свои компетенции. Она совершает акт профессиональной щедрости – показывает коллегам, как эта ошибка повлияла на процессы, что можно было сделать иначе и как минимизировать риски. На основе такого открытого разбора ошибок рождаются рекомендации, которые могут уберечь другие НКО от повторения тех же ситуаций и которые двигают сектор вперед». 

Незрелая НКО ищет виноватых, зрелая переплавляет провал в ценный опыт

Впрочем, лояльность доноров к озвученным им ошибкам все же не безгранична. На прямой вопрос, что бы вы «простили» грантополучателю, а что нет, Мария Лудкова, руководитель по социальной политике группы компаний «Магнит», отвечает: «Простим ошибки в методах при условии добросовестности, просчеты в сроках при сохранении качества, неудачные гипотезы в пилотных проектах, ошибки в коммуникации, если они не привели к страданиям бенефициаров. Не простим сокрытие факта ошибки (особенно в отчетности), финансовые нарушения (даже небольшие), халатность по отношению к благополучателям, попытку переложить вину на партнеров или бенефициаров, повторение одной и той же ошибки без изменений в процессах».

Как признается Инга Моисеева, важно оценить ситуацию комплексно: управляемый или неуправляемый риск привел к недостижению результата, вовремя или не вовремя начались действия, какова была реакция на риски, как именно команда отрефлексировала опыт и, главное, что она сделала дальше с этим опытом, пусть уже за границей проекта, например, в отчетный или мониторинговый период.

«Если НКО выходит с посылом «у нас всё сломалось, и мы не понимаем, что делать», – это тревожный сигнал. Но если организация публично разбирает ошибку без самоедства, с честной диагностикой причин («переоценили ресурс волонтеров», «не учли сезонность», «ошиблись в логистике») и, главное, с конкретными выводами, как не повторить это в будущем, – такое вызывает глубокое уважение. Это признак высокой управленческой культуры», – говорит Мария Лудкова.

На вопрос есть ли разница между «здоровой прозрачностью» и «тревожным отсутствием устойчивости», Мария отвечает: «Граница проходит через ответ на вопрос: «Способна ли организация завершить текущие обязательства перед грантодателем?»Если НКО рассказывает о сложностях в проекте, но при этом продолжает работать, ищет решения, держит связь – это здоровая прозрачность. Если же из историй об ошибках следует, что процессы рушатся, ключевые сотрудники уходят, а финансовый контроль утерян –  это уже сигнал об отсутствии устойчивости. Здоровая прозрачность – это разговор о проблемах и способах их решения. Тревожное отсутствие устойчивости – это демонстрация системных сбоев, которые ставят под угрозу обязательства перед грантодателем».

Мария отмечает, что важно, и как организация сообщает свои неудачи, и как их объясняет. «Незрелая организация всегда ищет внешних виноватых (грантодатель дал мало времени, благополучатели и волонтеры подвели). Зрелая НКО говорит: «Мы приняли такое-то решение, оно не сработало, это наша зона ответственности». Зрелость – это не отсутствие провалов, а наличие механизма их переработки в опыт».

Цель – помочь НКО преодолеть сложности, а не наказывать ее

Важнее не строгий результат, прописанный в гранте, а принятие взвешенных и стратегически обоснованных решений, согласна с коллегами по некоммерческому сектору Юлия Лизичева, директор программ Фонда Владимира Потанина. Она приводит в пример кейсы, связанные с программой поддержки фондов целевого капитала.

Первый – с благотворительным фондом помощи бездомным животным «РЭЙ». После двух лет обучения их команда пришла к выводу, что создание эндаумента на данном этапе не соответствует задачам организации. «Мы поддержали это решение и предоставили фонду грант на институциональную поддержку в размере 1 млн рублей. За время участия в программе команда разработала проект «РЭЙ-дом» – модель будущих приютов для бездомных животных. Для нас это пример того, что отказ от первоначальной идеи тоже может быть результатом серьезной и качественной стратегической работы».

Иногда команда понимает, что пока не готова к масштабным изменениям, но позже приходит к ним более осознанно. Такой путь, например, проходили «Детские деревни – SOS». «Нередко участники приходят с одной проектной идеей, а в процессе обучения, обсуждений и обмена опытом полностью ее пересматривают. Часто для этого нужны время, внешняя экспертиза и возможность взглянуть на свою работу со стороны. Для нас критически важно не отсутствие проблем как таковых, а готовность НКО вовремя сообщать о них и сохранять полную прозрачность отчетности. Этот подход формирует взаимное доверие и закладывает фундамент для долгосрочного партнерства», –  говорит Юлия Лизичева.

«Мы постоянно транслируем нашим организациям-благополучателям: не бойтесь говорить об ошибках, не замалчивайте ситуации, когда какие-то показатели или результаты не достигаются. Когда мы ведем экспертное сопровождение организаций, мы видим системную картину – повторяющиеся сложности, проблемы, с которыми сталкиваются НКО. И это отличный повод, чтобы собраться вместе, поштормить, провести качественную рефлексию и найти альтернативные решения, –  добавляет Александра Горячева. – Если план «А» не сработал — это не катастрофа, а сигнал к тому, что нужно гибко искать другие пути».

Например, если НКО-грантополучателю не удается обеспечить запланированный охват благополучателей, команда БФ «Абсолют-помощь» вместе с ней анализирует причины. «Если люди не ходят на занятия или иного рода мероприятия, это не значит, что проект плохой. Возможно, нужно всего лишь пересмотреть их периодичность, подобрать более удобное время для проведения, а может, нужно и скорректировать программу – возможно, она изначально не была заточена под реальный, живой запрос целевой аудитории. Наша цель – помочь НКО преодолеть сложности, а не наказать её», –подчеркивает Александра Горячева.

Выполнение KPI не должно быть самоцелью

Боязнь опрометчивых решений тормозит новые подходы, и работать со страхом наказания за ошибку придется всему сектору, отмечают респонденты. В социальной сфере должно быть место и экспериментам, и неудачам.

«Главное, экспериментируя, стараться как минимум не навредить благополучателям и команде, саму НКО не разрушить, – резюмирует Инга Моисеева. – Что касается предсказуемости, то по нынешним временам, с их скоростями и нелинейностями изменений, она априори невозможна».

«Внешних факторов – миллион, – соглашается Ксения Воронина, – и проект, стартовавший полгода назад, сегодня может уже не решать ключевую проблему, в ответ на которую он запускался. Поэтому если не удалось достичь заявленных результатов, но команда провела глубокий анализ и сделала стратегически важные выводы – это абсолютно нормально и продуктивно. Главное – не бояться об этом открыто говорить. Наша общая цель – приносить пользу, а выполнение KPI не должно быть самоцелью».

Мария Лудкова формулирует несколько шагов, которые важно предпринять, чтобы культура обсуждения ошибок начала развиваться. «Первое – самим грантодателям публично проговаривать, что мы ценим честность и готовы работать с неудачами. Второе – вводить в отчетность раздел «Уроки из того, что пошло не так», как обязательный и положительный. Третье – создавать закрытые клубы грантополучателей, где можно обсуждать провалы без доступа широкой публики и других доноров. Четвертое – менять контракты, допуская корректировку целей по ходу проекта при обосновании. Пока безопасной среды мало, поэтому конференция антикейсов – важный шаг к её созданию».

Рисунки Варвары ГРАНКОВОЙ