Планерки и совещания в НКО: как их правильно проводить

У большинства сотрудников НКО рабочие собрания проходят регулярно и онлайн, и офлайн. Сколько командных встреч и совещаний было у вас на прошлой неделе? У меня, например, 5 онлайн и 2 офлайн.

Почти все могут вспомнить «невыносимые встречи»: такие, после которых и сил не остается, и пользы не ощущаешь. 

Типичная провальная планерка

По опыту Анны Орловой, руководительницы программы «Кухня НКО», самого крупного в стране ресурсного центра НКО, неудачное онлайн-совещание выглядит так:

 – Для начала половина людей вообще не знает, что сегодня мы встречаемся. Мы начинаем их обзванивать, выясняется, что кто-то ведет ребенка в поликлинику, кто-то бросил дела и прибежал к нам на собрание (но ужасно раздражен), кто-то подключился в дороге и связь прерывается. Ладно, кое-как все пришли. Тут начинаются технические сложности и кто-то не может подключиться. Пока настраиваем, все начинают беситься. 

Собрание началось, но выясняется, что нет четкой повестки. То есть непонятно, к какому результату надо прийти. Все собрались, готовы с пользой поработать. Но из-за отсутствия четкого образа продукта в конце встречи – все обсуждают кто в лес, кто по дрова. А часть людей просто всю встречу промолчали, так как не поняли, зачем их позвали.

Встреча прошла, какие-то решения приняли – но забыли записать. И через пару дней никто не помнит договоренности.

Если, читая это описание, вы узнаете большинство ваших встреч – это сигнал, что стоит обратить внимание на культуру проведения собраний. Прежде всего – узнать, какие бывают совещания и какие задачи они решают.

Обсуждение вопроса

Например, проводим собрание, чтобы что-то решить или принять документ. Удобнее всего проводить его в формате комментирования файла. Сотрудники прочитали заранее файл, написали свои вопросы к встрече, и на встрече их обсуждаем. Удобно так работать в онлайн-формате. «Продукт» такой планерки – завершенный или более проработанный документ, решение. Хорошо проведенное собрание позволяет взвесить «за» и «против», услышать разные мнения. 

Важно, чтобы все всё заранее прочитали и познакомились с материалами. Во время совещания просить людей прочитать документ длиннее полстраницы – бесполезно. Хором «ползти» по документу – явно неудачное решение для собрания. То есть документ для обсуждения надо прислать не вечером накануне, а дать людям время освоить содержимое. Если человек в последний момент присылает файл и участники встречи не успевают подготовиться, лучше перенести встречу.  

Регулярные сверки команды, обмен новостями 

Часто у таких встреч одинаковая повестка. Руководитель и члены команды освежают свое понимание текущей работы и занятости каждого, делятся успехами и вопросами, договариваются про помощь друг другу. 

– Каждый понедельник я провожу сверку команды «Кухни НКО», – говорит Анна Орлова. – Вначале сверяемся по самочувствию, потом хвалим себя за самое важное из сделанного на прошлой неделе, делаем выводы по завершенным задачам. И затем озвучиваем свои задачи на новую неделю. 

Собрание для обсуждения запуска проекта и мозговой штурм

Продукт собрания по запуску проекта – одинаковое понимание у всех цели, задач и контекста, принципов работы. И там же обычно уточняем зоны ответственности каждого в проекте. 

Мозговой штурм как формат собрания проводится по специальной технологии проведения, ее легко найти в интернете. Важно задать правила, чтобы никто не останавливал других и не критиковал. Ценность мозгового штурма как раз в том, чтобы наговаривать и бережно записывать. А результат собрания – список идей, с которым дальше работает организатор встречи. 

Планерка-сверка при подготовке мероприятия

Юлия Данилова, главный редактор портала «Милосердие.ru», одновременно руководит и медиа о благотворительности, и НКО. Под ее руководством на днях завершился масштабный фестиваль «Звезда Рождества», готовились к нему много месяцев.

– На регулярных встречах команды мы шли прямо по блокам, из которых состоит мероприятие, – говорит Юлия. – Важно все прописывать. Я заранее готовлюсь и в гугл-документе прописываю по каждому блоку события, какие вещи важно обсудить, какие принять решения. Обычно там много мелких задач, и нужно, чтобы ничего не выпало. Чтобы везде было продвижение. Если где-то проблема, чтобы мы вовремя это поняли. В таких собраниях надо всем дать высказаться, уточнить, кто за что отвечает. Хороший результат – когда руководитель процесса помогает всем продвинуться в их задачах по мероприятию. И все друг друга услышали.

10 советов для эффективных собраний с командой

«Лучшая встреча – та, которой не было». Проверьте, что для вашей цели точно нужна встреча (может, подойдет переписка в мессенджере или быстрый звонок коллеге?). Если встреча нужна, стоит проверить, каким составом. Бывают встречи в формате «на всякий случай пусть все соберутся». И так жалко иногда людей на совещаниях, где вообще не про них и не про их ответственность.

У каждого собрания есть организатор. Важно убедиться, что все в курсе встречи и поставили ее в календари. Отправить всем время, ссылку для подключения или адрес места. Иногда – еще и напомнить о встрече.

Понятна цель встречи и что нужно получить. Банальное: организатору встречи нужно написать повестку, какие вопросы обсуждаем. Поставить всем цель встречи и план, озвучить это все участникам в начале встречи или заранее. 

Ко встрече надо готовиться. Заранее прислать документ, если встреча подразумевает его обсуждение. Или посмотреть стартовые данные и задать всем рамку обсуждения. Например, если обсуждаем грантовую заявку – кто-то заранее смотрит требования конкурса, сроки, условия).

Если это собрание, то у каждого должен быть голос. Сотрудники ведь не послушать спикера пришли. Иначе, если все уже решено и надо это рассказать, лучше отправьте всем письменно и собирать незачем, советует Анна Орлова.

Если зовем на встречу, значит, предполагаем, что каждому есть что сказать. Или есть информация, или позиция, или профессиональное мнение, которое мы в решение интегрируем. У людей должно быть время это сказать, и кто-то должен собрать эти голоса. 

У встречи есть ведущий (модератор). Обычно это один ведущий (не обязательно начальник, а тот, кто двигает совещание к цели, не дает людям расползаться, следит за временем, дает всем высказаться). Еще одно правило: не перебивать друг друга. Модератор должен это останавливать. Полезен даже режим, когда говорит только тот, кто перед этим поднял руку и получил слово.

В практике Анны Орловой есть хороший прием, когда говорящий должен передать слово дальше кому-то из участников. Все активизируются, это заставляет быть в тонусе, ведь любой может передать тебе слово, надо слушать и быть в курсе.

Согласитесь, довольно мучительно, когда во время встречи люди тратят время не на то, что нужно. Начинают разговаривать обо всем на свете, выливать эмоции, обсуждать чувства. Или иногда человеку кажется, что он говорит полезное (хотя модератор и участники видят, что это не так). 

Модератор должен управлять процессом. Иногда лучше сказать «Давайте ускоряться». 

– У меня была коллега, которая довольно энергично говорила «СТОП», доброжелательно, но решительно, – говорит Юлия Данилова. – И возвращала к делу. Это может злить, но лучше умело и решительно помогать участникам собрания не увязнуть и удержать фокус на цели обсуждения.   

Поддержание жесткого тайминга высказываний может быть хорошей мерой (и заставляет сфокусироваться), например, «1 минута на каждого высказаться». В ситуации, когда все НЕ любят длинных совещаний, динамика сменяемости – это отлично. 

Лучше короткие планерки

А если нужно длинную, то делать перерыв (и смириться, что все не успеешь). Хорошее совещание не должно длиться два часа. Если вы проводите мозговые штурмы или длинные планерки, надо делать перерыв. Вышли на улицу, пошли пить кофе. И в целом стоит понимать, что, если собрание больше часа – это уже странно. И можно проверить себя, не зависаете ли вы. 

– Если планерка длинная, я всегда напоминаю себе: все равно что-то не успеешь, – говорит Юлия Данилова. –  У меня есть одна длинная планерка в неделю. Иногда нельзя пытаться успеть все, что-то приходится отложить или решить вне совещания. Невозможно бесконечно длить собрание и верить, что это плодотворно. В итоге ведь слишком длинные встречи забирают столько сил, что люди выходят как выжатые лимоны.

Ведите протоколы

Вы удивитесь, насколько сразу повышается польза от собраний, когда регулярной практикой становится ведение протоколов. Это тоже организует. 

Слово протокол многих пугает, думают, что это что-то формальное. Но протокол – это хотя бы в почте написать, что решили, какие вопросы остались зависшие, к чему пришли. Бывают формальные совещания, когда нужно написать в виде документа протокол (например, решения о том, оказать или не оказать помощь), но это другой формат. 

Писать протокол нужно тому, кто понимает смысл. Часто лучше, если писать будет тот, кто собирал всех (а не автоматически всегда секретарь). 

Есть ли разница между онлайн и офлайн? Чаще всего – да. И полезно ее учитывать

Чем дальше, тем реже встречается офлайн-формат в команде, по опыту Анны Орловой. 

– Онлайн – рабочий и частый, а офлайн – привилегия или дополнительный бонус, – говорит она. – Для таких гибридных и дистанционных команд, как наша, важно более тщательно сверяться, что есть повестка. В очных собраниях надо задавать длинное время (раз люди приехали лично и потратили время на дорогу). Иногда мы несколько встреч сопрягаем вместе, чтобы потом еще поговорить в мини-командах. Или делаем компонент командной работы, сонастраиваемся, даем возможность потусить и просто попить кофе. 

Мы всегда при организации офлайн-встречи задаем себе теперь вопрос: почему это нельзя было сделать онлайн? И стараемся найти, чем будет отличаться формат: например, будет ценностное обсуждение, нужно полное отвлечение и присутствие для сложного вопроса, будет момент тимбилдинга.

Юлия Данилова напоминает об этикете при онлайн-встречах:

– Видео – жест вежливости. Меня выматывает, когда без камер люди (не понимаешь, то ли человек ушел, то ли тут. Бывает, что как в лесу, «Ау, Наташа, ты с нами?»). Уже принято выключать микрофон, когда не говоришь. Если ушел с онлайн-планерки, то обязательно надо предупредить. Если болен – то включить вначале камеру и потом выключить. В общем, почитать полезно, что вообще принято. И позаботиться хотя бы про себя, что вы – хороший участник онлайн-собраний. А в идеале – позаботиться о всей организации. 

Полезно, чтобы организация и проведение собраний были простым технологическим навыком у всей команды. Пару лет назад «Кухня НКО» вложилась в то, чтобы создать онлайн-курс «НКО-удаленка без боли» и всем составом – с бухгалтерами, юристами, секретарем, менеджерами –пройти этот курс. Даже принимали «зачет» у каждого. В команде «Кухни НКО» культура собраний – теперь стандарт работы, все должны уметь создать зум, вести протоколы и встречи, удобно назначать время. 

С каким чувством оставляют участников ваши собрания

Со временем Анна Орлова осознала, что у встреч команд есть еще функция вдохновения: 

– Если все встречи похожи, на всех мы переживаем многочисленные проблемы и все одинаковое – то ничего хорошего. Должна быть эмоция от совещания. Это способ вдохновить, зарядить, должен быть свет в конце тоннеля. Выплеснули негатив, зарядились позитивом и пр. Хотя бы сделали сверку настроения (или спросили, с чем пришли и с чем уходят в конце). Чем дальше, тем это важнее на совещаниях.

Коллеги, желаем вам продуктивных, вдохновляющих и четких собраний!

Иллюстрации Варвары ГРАНКОВОЙ