Источник душевного равновесия
Задача документооборота – безопасность и ясность. Попросту говоря, с помощью бумаг с подписью и печатью вы можете чётко запротоколировать всё самое важное, что происходит с вашей организацией, с её имуществом и сотрудниками. Это позволяет, в случае конфликтов, непонимания, проверок и путаницы вернуться к моменту, когда всё было в порядке, и восстановить утраченное равновесие. В том числе душевное.
Документы – идеальное, то есть упрощённо-ясное отражение реального мира, способное передавать – путём человеческих усилий – в мир эту идеальность. В правильных документах нет личных амбиций и двусмысленностей, зато они чётко указывают границы ответственности участников. Если вы добьётесь значительного соответствия между миром бумаг и миром реальных предметов – жить вам будет гораздо легче, чем в ситуации их полного расхождения.
Два важных уточнения. Речь идёт о зарегистрированном юридическом лице – некоммерческой организации. Если вы – волонтёрский отряд без регистрации, то большая часть того, что здесь написано, для вас неактуальна. Речь идёт о внутреннем документообороте организации. Это НЕ те отчёты, которые уходят в налоговую и министерство юстиции, эти документы делает НЕ бухгалтерия. Эти документы нужны для того, чтобы
– вам было что показать проверяющим из разного рода властных органов. Если к вам придёт проверка из Министерства Юстиции, Прокуратуры или иного ведомства, она не будет вести с вами застольных бесед. Проверяющие потребуют документы, и они должны быть в порядке, должны соответствовать закону и описывать вашу работу точно и прозрачно. Потому что если документов не будет или их содержание будет расходиться с отчётами, или они будут неполно или неточно описывать вашу деятельность, то государство усмотрит в этом нарушение и применит санкции.
– в случае отношений с внешними инстанциями вы не оказались внезапно что-то должны или в чем-то виноваты
– чтобы абы кто не смог просто взять и унести ваше оборудование или испортить его безнаказанно
– в случае конфликта внутри коллектива вы не вспоминали кто последний что сделал, не придумывали заново каждый раз систему принятия решений, а просто достали бумагу и прочитали, что в ней написано.
За пределами данного текста остаются подробности кадровых документов, то есть документов о принятии людей на работу и выплаты им денег за эту работу. Это отдельная область делопроизводства, её включение увеличило бы объём текста примерно в бесконечность.
Записывайте историю каждой вещи
С материальным ценностями, которые принадлежат вашей организации, всё просто. У них должна быть чёткая, по документам прослеживаемая история. С момента, когда вещь пришла к вам до момента, когда вещь вас покинула, в документах вещь описывается одинаково и полно – так, как её назвали в первом документе, по которому она к вам пришла.
Например, если вы купили предмет, который в счёте из магазина называется «Мотопомпа бензиновая для слабозагрязнённой воды Honda WX 15 EX 1», то в дальнейшем во всех документах предмет следует называть именно так. К этому имени могут быть добавлены в некоторых случаях буквы «б/у», если нужно указать на состояние вещи. Чисто теоретически, вы можете ради удобства присвоить вещи инвентарный номер (то есть принять документ, в котором подписью руководителя или уполномоченного им лица будет удостоверено, что у такой-то вещи теперь такой вот номер) и в дальнейшем следить за её судьбой по номеру, но необходимости в этом нет. Если у вещи имеется технической номер, поставленный заводом-изготовителем, то можно также использовать и его дабы не путать сходные предметы между собой.
Кроме имени, у вещи есть стоимость. Эта стоимость может меняться в меньшую сторону по мере износа предмета, но может и в большую (если, к примеру, в компьютер поставили новое дорогое «железо»). Когда это существенно, вы можете добавить к названию предмета буквы «б/у» и тем обосновать изменение его стоимости.
Если же документа, согласно которому вещь к вам пришла, не существует – вещь не считается принадлежащей организации. Когда вещь приходит к вам, то бухгалтерия совершает определённые действия, именуемые «постановкой на баланс» и в дальнейшем факт наличия у вас этих материальных ценностей отражается в отчётности государству. Причём с точки зрения бухгалтерского дела учитывать принадлежащие организации предметы можно двумя способами. Можно как «основные средства», а можно как «товары». Для целей предлагаемого текста это не очень существенно, но я крайне рекомендую заранее рассказать бухгалтеру всё, что вы планируете делать с полученным вещами и согласовать с ним, как вы будете оформлять все манипуляции с ними. И если бухгалтерия посоветует что-то изменить – послушаться её.
Потому что иначе вы испортите отношения с бухгалтерией, а от этого бывает язва желудка и проблемы с государством.
Покупка
Вещь может прийти к вам в организацию тремя путями.
Покупка за счёт организации. В этому случае вы договариваетесь с кем-то, кто эту вещь продаёт. Это может быть либо физическое лицо, либо лицо юридическое, главным образом ООО либо Индивидуальный предприниматель (ИП).
При покупке у физлица вам необходимо составить с этим физическим лицом договор, в котором будет указано, кто продаёт, что продаёт, кому, за какую сумму, с какого момента сделка считается совершённой, в каком состоянии находится товар, в каких случаях сделка считается недействительной и так далее. Обратите внимание, что в подобном договоре стоит указать, что обязанность по уплате налога на доходы физических лиц возлагается на Продавца.
Закупочный акт
Другой вариант покупки у физического лица – это тот же договор в максимально формальной форме. Впрочем, сама по себе ситуация «организация закупает что-то у физического лица» довольно экзотическая, встречается главным образом в сельском хозяйстве, и, вероятнее всего, вы никогда не столкнётесь с ней.
Покупка юридическим лицом у юридического лица, наоборот, сделка крайне распространённая. В этом случае существует стандартный порядок взаимодействия между участниками сделки. Он утверждён законом и его не рекомендуется нарушать. Суть этого порядка в том, что существует документ, в котором описывается кто, кому, когда и за что платит, и документ, подтверждающий факт передачи товара или оказания услуг. Конкретные же условия могут быть достаточно разнообразными.
Договор о купле-продаже
В общем виде Продавец и Покупатель заключают Договор, в котором обговаривают все существенные условия сделки купли-продажи, какие только могут быть. Кто покупает, что покупает, у кого, сколько стоит Товар, в каком порядке производятся расчёты, в какие сроки должен быть передан Товар и каким способом, кто оплачивает его доставку и куда именно, в каких случаях сделка признаётся недействительной, какой срок есть у её участников для того, чтобы передумать и так далее. Большинство договоров носит типовой характер, то есть в них меняются только названия юридических лиц и товаров. Договор всегда создаётся в двух экземплярах, они оба заверяются подписями и печатями сторон, и ваш экземпляр необходимо хранить, именно бумажный оригинал с живыми подписями и печатями.
Однако с точки зрения закона Договор в виде письменного документа не является обязательной частью сделки. По закону, если стороны совершают некие согласованные действия – одна сторона платит, а другая отдает товар или выполняет работу – то считается, что они заключили и исполняют договор. Отношения Продавца и Покупателя регулируются напрямую Гражданским Кодексом.
Существенны (хотя формально и необязательны) – следующие документы.
Счёт
Это документ, который после заключения договора Продавец выдаёт покупателю для оплаты. В счёте указываются реквизиты продавца, реквизиты покупателя, их контактные данные и адреса, наименование товара, его количество, стоимость и иногда – какую часть от его стоимости составляет налог на добавленную стоимость (НДС). Вам, как неплательщику НДС, совершенно необязательно знать, что это. Счёт должен быть заверен подписью ответственного лица и печатью Продавца.
Следует иметь ввиду, что оплачивать можно и без счёта. На основании одного только договора, письма, предварительного расчёта стоимости товара или услуги или любого иного документа, который стороны сочтут достаточным. Однако наиболее употребительна в России всё-таки схема с использованием Счёта.
На всякий случай уточним, что для негосударственных организаций печать не является обязательным реквизитом. Но опять же, для российских юрлиц и государственных органов привычнее, когда есть печать.
«Накладная»
Этот товаросопроводительный документ обычно применяется при купле-продаже материальных ценностей. В нём указывается – кто, кому и что отгрузил, в каком количестве и сколько оно стоит. Товарная накладная утверждается подписями и печатями со стороны продавца и покупателя. Как правило, она содержит ссылку на счет и/или договор. Если подписи и печати поставлены – значит, все согласны, что товары в нужном количестве отданы покупателю. Наименование, цена и количество товара в накладной должно совпадать с наименованием, количеством и ценой товара в счёте. Оплата производится обычно безналичным способом, путём оформления платёжного поручения в банке. Собственно, если вы хотите иметь подтверждение, что вы действительно нечто купили и оно принадлежит вам, то полный комплект документов выглядит так: договор, счёт, платёжное поручение, товарная накладная. И всё это надо хранить.
Ситуация дарения
Если вы не покупаете, а получаете бесплатно, простых слов «Забирайте, оно ваше» недостаточно для полноценного оформления. Необходимо, чтобы предыдущий владелец, неважно, организация это или физическое лицо, оформил передачу предмета. Минимально необходим в данном случае Акт – документ, в котором написано, что А передал организации Б такие-то Товары, а организация их приняла. Но при этом наименования всех участников сделки должны быть полными, с указанием реквизитов юридических лиц, человек должен фигурировать с паспортными данными, наименование Товара – также должно быть полным, и желательно, чтобы была указана его стоимость, в том числе прописью, а не только цифрами. Акт передачи заверяется подписями и печатями участников сделки и ваш экземпляр тоже нужно хранить.
Однако старайтесь избегать передачи по одному только Акту, поскольку в Акте, как правило, не указываются условия передачи, и если ваш даритель внезапно передумает через месяц – теоретически он имеет право вытребовать переданные Товары обратно.
Договор пожертвования
Более сложный документально, но и более правильный вариант: стороны оформляют договор пожертвования, в котором описываются условия пожертвования либо дарения. Пожертвование отличается от дарения: дарят просто так, без условий, а пожертвование предполагает, что полученные Товары можно использовать только «в общеполезных целях». А уже к договору прилагается Акт, который подписывается сторонами в знак того, что договор исполнен, то есть ценности переданы. Подаренный вам предмет вы можете без проблем продать, пожертвованный – уже не можете без согласования с Жертвователем.
Например, Гринпис России (признана в РФ иноагентом и нежелательной организацией) передаёт вашему отряду прибор «Мотопомпа бензиновая для слабозагрязнённой воды Honda WX 15 EX 1» в качестве пожертвования. Это означает, что у Гринпис России есть некое представление о том, как правильно применять этот прибор. И в договоре прописано, что прибор нельзя продавать, дарить, сдавать в аренду, перекрашивать и заряжать пеной для вечеринки, а в случае, если Гринпис получит в течение трёх лет сведения о нецелевом использовании прибора, то заберёт его обратно. Всё это прописывается в договоре, который подписывает руководитель отряда с представителем Гринпис (то есть договор обретает юридическую силу), а в момент передачи прибора подписывается Акт, означающий, что прибор передан.
Просто договор
Дарения, пожертвования, передачи материальных ценностей, который обходится без акта. В этом случае в договоре стоит поискать слова о том, с какого момента вещи считаются переданными вашей организации и точное количество, стоимость и наименование переданных вещей.
И в дальнейшем подобные бумаги – договора и акты – должны сопровождать всю историю ваших отношений с вещью, если она выходит, даже на какое-то время, из-под вашего контроля. Даёте вы её попользоваться, отправляете куда-то на хранение, отдаёте навсегда или продаёте – оформляйте бумаги, чтобы не потерять своё имущество и не иметь лишних проблем.
Рисунки Дмитрия Петрова
Текст написан по заказу российского отделения Greenpeace
