«Страшно достал Zoom, чаще конфликты, каждый в своей норе». Лайфхаки для НКО на удаленке

Проведите опрос сотрудников – что комфортно, что нет в новых условиях

«Фонд борьбы с лейкемией» работал удаленно с момента основания в 2014 году, и это было осознанным решением. «Офис принес бы допрасходы на содержание фонда. Уже тогда средства связи позволяли нормально выстраивать все процессы», — говорит директор Анастасия Кафланова.

По тому же пути пошел «Клуб добряков» Марии Субанты – в этой НКО работают люди из разных городов России. После регистрации у фонда появился офис в Москве, но работать в нем можно по желанию. «Есть те, кому в офисе проще сконцентрироваться. Кто-то более продуктивен, работая из дома, — я, например. Кто-то живет рядом, а кто-то в двух часах от офиса. Кто-то днем работает, а кто-то по ночам. Мы не видим смысла обязывать всех соблюдать одинаковые условия, если все мы разные», — объясняет Мария Субанта. 

В марте-апреле на удаленку перешел фонд «Старость в радость». В апреле 2020 года организация перестала оплачивать аренду офиса, потому что «странно было платить за пустующее помещение», – говорит руководитель Елизавета Олескина. Планерки перенесли в Zoom, а вещи — на склад.

В середине марта на удаленку ушел и фонд «Вера» и после этого сотрудники регулярно проходили опросники о комфортности работы в таких условиях. «2/3 сотрудников сетовали, что им не хватает личного общения с коллегами и партнерами, без живого контакта многие бизнес-процессы замедляются, – говорит директор фонда Анна Скоробогатова. Половина отметила, что сложно в таком режиме разграничивать личную жизнь и работу, и дома тяжело сосредоточиться и падает эффективность». Тем не менее, уже к июню 93% сотрудников адаптировались к дистанционной работе. Из плюсов — экономия времени на дорогу – его теперь можно тратить на отдых.

Частично удаленно стал работать фонд «Волонтеры в помощь детям-сиротам»: Олеся Деснянская, руководитель программы «Профилактика социального сиротства», объясняет, что и весной, и сейчас организация исходит из одной и той же логики — перевести в онлайн всех, кто может работать онлайн.

Четче ставьте задачи, разбирайте сложные моменты, мотивируйте результатами

Вот как описывает психологическую обстановку в коллективе спустя полгода после перехода на удаленку сотрудница одного из московских НКО:

– Могу сказать, что страшно достал Zoom: вопросы решить очень сложно, и говорить тяжело, когда не видишь лица, и связь плохая. Очень сильно увеличилось количество конфликтов. Вернее, раньше их почти не было, а сейчас вспыхивают чаще. Почти никто из коллег друг с другом не общается. Я общаюсь с одной (мы друзья), с начальницей (просто нужно), и иногда администратор.

Никто не понимает, кто что делает и делает ли, есть люди, которые реально просто «тусят» в рабочее время и не скрывают этого. Другие пашут, но нет понимания у коллег, сколько сделано. Каждый в своей норе».

Олеся Деснянская считает, что в такой период особенно важно показать сотрудникам, что вы им доверяете, и дать возможность действовать самостоятельно, не пытаться «стоять над душой». «У нас в фонде любят свою работу, поэтому и нет необходимости постоянно кого-то контролировать», — добавляет она.

«Каждую неделю мы проводим планерку в Zoom для всех сотрудников. И каждый раз я рассказываю, скольким интернатам мы помогаем сражаться с коронавирусом на этой неделе, а скольким помогли всего за время пандемии. На сегодня мы уже так или иначе имели дело с 980 учреждениями в 60 регионах. И по отклику коллег я вижу, что эти цифры их мотивируют сами по себе», — говорит Елизавета Олескина.

По максимуму личную мотивацию людей использует, пожалуй, «Клуб добряков». «Мы — самоуправляемая организация. Это значит, каждый сотрудник у нас сам решает, что, как и когда ему делать. Я никого не контролирую, над душой не стою, не пинаю в нужном направлении. Доверие и ответственность — две ценности клуба добряков, и мы очень ими дорожим», — говорит Мария Субанта.  

Анна Скоробогатова отмечает важность работы самого руководителя. «Если руководитель истерит, то и сотрудники впадают в панику. Если руководитель четко ставит задачи, разбирает сложные моменты, то и сотрудники будут конструктивнее, успешнее», — уверена директор фонда «Вера». Анна отметила, что с приходом удаленки стала гораздо больше времени тратить на общение с сотрудниками, коучинг и обратную связь.  

Все спикеры указывают, что коллектив мотивирует сама работа и понимание того, что делаешь что-то важное и полезное. Если кого-то из коллег это не «заводит», то вам, возможно, не по пути.

Максимально обезопасьте сотрудников, которым необходимо выезжать на встречи

 Однако всех на удаленку не переведешь. Людям, обращающимся за помощью, часто необходим личный контакт с сотрудниками фондов. «Наша специфика — полевая работа, и этого не избежать. У нас никогда не было офиса, он нам не нужен. Но сейчас ситуация сильно отличается от той, что была до карантина, и она мне очень не нравится – усложнились в разы маршрутизация больных, поиск необходимой медтехники и лекарств», — делится Майя Сонина, директор фонда «Кислород». 

«Наша главная трудность — не в организации команды, а в том, что наши подопечные находятся в жесткой изоляции, а многие и болеют коронавирусом», — отмечает Елизавета Олескина из фонда «Старость в радость».

Некоторые процессы действительно удалось успешно перевести на дистанционный формат, например, консультации для персонала.

Но учиться реагировать на ситуации, когда «газель с подгузниками разворачивает карантинный кордон на подступах к интернату или ухаживающий персонал выдворяют из больницы, потому что никто не готов взять на себя ответственность за допуск в красную зону», говорит Елизавета Олескина, пришлось с нуля.

Решать задачи в фонде подчас приходилось в ручном режиме с привлечением всех, кого только можно, — губернаторов, федеральных ведомств, неожиданных связей в местных сообществах и благотворительном сообществе. И делать это дистанционно.

Олеся Деснянская рассказывает, что «Волонтеры в помощь детям-сиротам» старается обеспечить максимальную безопасность для тех, кому необходимо выезжать на встречи, приемы. «Мы закупили средства защиты благодаря Фонду Тимченко, наблюдали за самочувствием сотрудников. Центр временного пребывания для мам с новорожденными детьми «Теплый дом» продолжил работать, потому что женщинам нужно где-то жить. Но мы запретили все визиты. Все встречи, что могли, перевели в онлайн. В список анализов, необходимых для попадания в приют, добавился тест на коронавирус. Мы изменили расписание сотрудников дома: они перешли на пятидневные смены, чтобы минимизировать контакты», — перечисляет она.

Будьте готовы проводить собеседования о найме в зуме

Многие команды фондов за время пандемии расширились – и руководители столкнулись с проблемой найма новых сотрудников в виртуальном режиме. «У нас острая необходимость в поиске новых сотрудников, но, даже если у фонда появятся средства на оплату их труда, я не очень представляю, как проводить собеседования и иметь перед собой полный портрет соискателя, чтобы не ошибиться», — поделилась переживаниями Майя Сонина.

Личный контакт с потенциальным кандидатом, безусловно, важен, но, как показывает опыт других организаций, не принципиален – собеседования можно провести все по тому же Zoom.

«Да, за время пандемии к нам присоединились новые коллеги. Мы настолько привыкли уже к зуму, что собеседования проходили совершенно непринужденно», — говорит Елизавета Олескина.

Пятерых новых работников за время карантина нанял фонд «Вера». Новички приступили к работе, хотя и смогли увидеть вживую своих коллег лишь через несколько месяцев. И даже это не помешало им стать частью фонда. «В этом помогли не только грамотные руководители и коллеги, но и новые подходы к адаптации новичков, которые мы сейчас внедряем. Например, сделали Welcome Pack — большой ресурс о работе в фонде, о наших ценностях, о принятых правилах», — говорит Анна Скоробогатова.

Давайте вебинары в записи – это уважение ко времени слушателей

Елизавета Олескина делится, что ее сотрудникам Zoom придал пунктуальности: «Каждую неделю на общей планерке я радуюсь: когда я в 10 утра входила в большую переговорную в офисе, меня там ожидали 3-4 человека, а хотелось видеть 25. А сейчас в 10 утра видишь более 30 знакомых лиц, ведь присоединяются и Барнаул, и Петербург, и Тула, и все-все-все». Она также отмечает, что активизировалась переписка абсолютно во всех чатах, не умолкает и почта. «В общем, слава Богу, что коронавирус не передается по интернету!» — шутит Елизавета.

Онлайн-сервисы не только помогают работникам одного фонда из разных городов встречаться в одной «комнате», но также позволяют специалистам добраться даже до жителей дальних сел, которые нуждаются в помощи.

Но и здесь без трудностей не обойтись: некоторые упражнения тренерам тяжело объяснить через экран. Да и удержать аудиторию — отдельная задача. Но в этом же открываются преимущества занятий в интернете. Во-первых, на них точно придет человек, который в этом заинтересован, — соответственно, он будет максимально сосредоточен. Если кто-то по какой-то причине отвлекается, то вебинар можно пересмотреть в удобное время.

«Онлайн в прямом эфире неудобен тем, что надо собрать много людей в одно время, – говорит Мария Субанта. – И тут начинается: то камера у кого-то отключена, потому что он в дороге, то дети отвлекают… Я обычно смотрю образовательные вебинары в записи или рано утром, пока все ещё спят, или поздно вечером, когда все уже спят. И мы тоже сейчас отходим от вебинаров с трансляцией в прямом эфире в сторону записей. Для меня это вопрос уважения ко времени и спикеров, и участников — я не вижу смысла решать за них, когда им удобно».

Уважение участников подразумевает качество продукта, который ты им предлагаешь. Продуманный до мелочей контент получает преимущество в чрезвычайно конкурентной среде, какой стала среда онлайн-мероприятий. «Человек выбирает между походом в онлайн-музей, занятием по фитнесу и вашим обучающим семинаром, и он должен понимать, о чем именно ваш семинар и почему он должен пойти именно к вам, а не в другую организацию», — подчеркивает Олеся Деснянская. 

В целом, переход в онлайн открывает пути для развития. «У нас до коронавируса были еженедельные стримы с врачами, это осталось и сейчас. Дополнительно мы запустили онлайн-школу пациентов по нашей методологии. И пациенты, и родственники чувствовали, что они не одни, что у них есть поддержка», — отмечает Анастасия Кафланова.

Одних сервисов для общения недостаточно — нужно использовать инструменты, которые структурируют работу команды и повысят ее эффективность. Вот что советует взять на вооружение «Теплица социальных технологий»:

1. Slack — корпоративный мессенджер. Возможно, стоит попробовать перенести всю рабочую переписку в один мессенджер: это упростит поиск нужной информации. Впрочем, отмечают в «Теплице», есть вероятность, что это невозможно.
2. Toggl — тайм-трекер. Позволяет точно узнать, сколько времени вы тратите на рабочие задачи. Полезно для тех, кто считает, что из дома работает гораздо больше, чем в офисе.
3. Asana — таск-менеджер. Поможет зафиксировать все задания и закреплять их за конкретными сотрудниками. Для НКО при оплате тарифа действуют скидки. У Asana есть альтернативы, например, Planfix, однако он чуть сложнее в управлении.
4. Airtable. Сюда удобно записывать идеи, которые внезапно приходят в голову, чтобы потом обсудить их с коллегами.
5. Календари. Помогают структурировать рабочее время. Google Календарь вполне подойдет.
6. Еще один сервис от Google — Документы. Дает возможность обсуждать и вместе редактировать длинные тексты.
7. Для упрощения работы над задачами, связанными с дизайном, в «Теплица» советует Figma. Ей просто овладеть, кроме того, здесь тоже есть возможность совместного редактирования.

Иллюстрации Оксаны Романовой