- Надо ли создавать новый сайт
- Что продумать прежде всего
- Как составить техническое задание
- Где найти подрядчика
- Как выбрать лучшего подрядчика
- Что должно быть на сайте
- Ключи от сайта: что прописать в договоре
Прежде всего ответьте себе на главный вопрос – а нужно ли вообще вашей НКО делать сайт?
– Я не считаю, что «если у вас нет сайта, то вас нет», – говорит Евгений Зубов, эксперт по онлайн-маркетингу для некоммерческого сектора и руководитель фандрайзингового агентства Mercy.Agency. – НКО вполне может быть только в соцсетях, если у нее получается соответствовать всем требованиям закона к некоммерческим организациям и доносить необходимую информацию. Например, государство требует от НКО прозрачности – их документы должны быть размещены в открытом доступе. Теоретически их можно выложить в соцсетях.
Создавать сайт имеет смысл только, если НКО собирается приводить на него людей и знает, как будет это делать, уверен Евгений Зубов. Сайт НКО, как и сайт любой другой организации, создается не для ее сотрудников, а для заранее выбранной целевой аудитории. Если ее нет или она не узнает о вашем сайте, то смысла в этой площадке нет.
Необходимо также учесть, что разработка и поддержание работы сайта требуют немало усилий. Они в большинстве случаев окупаются в долгосрочной перспективе, полагает эксперт в области веб-технологий для некоммерческого сектора Анна Ладошкина. Всю соцсеть или вашу страницу в ней могут заблокировать, сайт же «отобрать» сложнее. Даже если случаются проблемы с безопасностью, эту площадку можно перевести к другому хостеру, и аудитория снова найдет его.
Надо ли создавать новый сайт
Если у НКО уже есть сайт, то лучше всего периодически обновлять и дорабатывать его, советует Анна Ладошкина. Например, добавлять новые разделы или адаптировать сайт под мобильные устройства. Так организация следит за тенденциями и запросами аудитории и отвечает на них, и ей не придется однажды создавать вместо старого абсолютно другой, новый сайт.
Делать полный редизайн сложно и затратно во всех смыслах. Прибегать к этому стоит только в нескольких случаях:
- в организации все настолько изменилось, что переделывать на старом сайте нужно почти все;
- поменялся состав менеджеров НКО, и он видит сайт совсем по-другому;
- площадка создавалась, а потом дорабатывалась много раз и разными людьми – в итоге получилось «лоскутное одеяло», которое никак «не перешить»;
- сайт делался 10–15 лет назад и с тех пор не дорабатывался, в итоге сильно устарел.
– В таких случаях сайт может мешать организации эффективно работать. Например, на нем уже ничего не найти, или с помощью давно не обновляемого сайта тяжело привлекать и удерживать аудиторию: устарели визуальные и редакторские приемы, – говорит Анна. – Создать новый сайт легче, чем переделать старый, если команда к этому готова. Поможет уже имеющийся опыт по созданию сайта, и можно использовать хорошее, что было на старой площадке.
Что нужно продумать прежде всего
Как только команда НКО приняла решение делать сайт, ей нужно определить два момента: свои целевые аудитории (ЦА) и коммуникационные задачи для каждой из них. Следует подумать, кого организация хочет видеть на своем сайте, зачем, где находятся эти люди и как ей соответствовать их ожиданиям от своей площадки.
Например, можно выделить такие аудитории НКО и так описать их ожидания:
- благополучатели (им нужно понять, как получить помощь),
- грантодатели (им необходимо увидеть документы и отчеты организации),
- бизнес-партнеры (хотят понять, что делает организация и как с ней можно сотрудничать),
- частные доноры (стремятся узнать больше об организации и найти способ помочь ей).
Этот список при необходимости можно сократить. Например, НКО хочет сэкономить и сделать более простой сайт, при этом ее основная цель – повысить свои шансы на получение гранта. В этом случае она может оставить только одну аудиторию – грантодателей.
Важно также понять, как именно НКО будет решать ту или иную задачу с помощью сайта. Например, вы приют для кошек, одна из ваших ЦА – владельцы каналов и сообществ про кошек. Ваша задача – сделать так, чтобы они рассказывали о ваших животных на своих ресурсах. Как вам поможет здесь сайт? На нем вы разместите информацию, которая поможет этим людям посмотреть на ваших подопечных и захотеть рассказать о них.
Как составить техническое задание
Техническое задание (ТЗ) – документ, в котором заказчик описывает, что он хочет, и указывает важные параметры своего будущего сайта. Этот документ изменятся только со стороны заказчика и отправляется исполнителю перед тем, как он приступит к работе.
• Чем занимается организация. Исполнителю должен быть понятен контекст: про что НКО, какие проблемы она решает? Следует указать свою миссию, цели, учредителей организации, прикрепить ссылку на свои сообщества в соцсетях.
• Зачем нужен сайт. Необходимо описать основные задачи. Например, мы НКО, которая помогает детям с онкодиагнозами, мы хотим, чтобы пользователи узнали, чем мы занимаемся, и могли пожертвовать на лечение нашим подопечным.
• Какие страницы должны быть на сайте. Можно исходить из минимума, необходимого по закону (учредители, документы, отчеты), и подумать, что еще хочется рассказать о своей НКО.
• Кто будет заходить на сайт. Свои ЦА надо обдумать в самом начале. Важно как можно подробнее описать их.
• Как НКО видит дизайн и внешний вид сайта. Лучше описать это не общими словами («хотим красивый сайт в теплых тонах»), а поискать референсы (около 10) и описать, что конкретно нравится на каждом из сайтов. Прежде всего обратиться к площадкам НКО, которые решают ту же самую проблему, а затем к сайтам других организаций, например из списка лучших сайтов НКО, по мнению Mercy.Agency. Стоит прикрепить также «антипримеры», 10 сайтов, которые не нравятся, и также описать почему. Если есть четкое видение прототипа сайта, можно набросать его макет (даже от руки, на бумаге).
• Какие ресурсы есть, чтобы обслуживать и обновлять сайт. Важно уточнить, есть ли у НКО редактор, фотограф, дизайнер, IT-специалист и будут ли они дальше работать над сайтом или нужны специалисты со стороны исполнителя.
• Каковы ожидания от сайта. Надо рассчитать, сколько людей ежедневно будет на него заходить и сколько – делать пожертвования. С помощью количественных параметров исполнитель понимает, какая нагрузка будет на сайт, а значит, какую технологическую базу для разработки он выберет.
– Не пытайтесь сделать идеальное ТЗ, потратив на это полгода. Уделите этой работе несколько дней и отправьте исполнителю основную информацию, – советует Евгений Зубов. – Нет ничего страшного в том, что вы что-то упустите. Главное, будьте готовы обсуждать и отвечать на дополнительные вопросы разработчиков. Что-то в любом случае нужно будет уточнять и детализировать.
Сегодня платформа уже не влияет на то, какой будет результат: на любой из них без проблем можно добиться желаемого. Но при выборе исполнителя можно учесть стоимость работы на платформе, которую он предпочитает. Например, Tilda – готовый конструктор, работать на нем научилось немало людей, и стоимость их услуг по разработке при большей конкуренции ниже. Сайт на WordPress может быть дороже, а специально создавать оригинальный сайт – самое сложное и затратное.
Если вы делаете сайт сами, легче всего команде НКО будет разобраться в Tilda. Для работы на ней не нужны технические компетенции. На платформе есть ограничения, и это тоже плюс для новичка: такой формат работы поможет придерживаться схемы и не потеряться среди множества возможных вариантов.
«Другой плюс Tilda – вы можете сосредоточиться на коммуникационных задачах, – говорит Анна Ладошкина. – Здесь минимум технических проблем, но максимум вопросов с содержанием: платформа быстро сталкивает вас с проблемами и учит с ними справляться. Например, вы вроде все написали на сайте, но вам звонят и задают один и тот же вопрос. Или есть кнопка «пожертвовать», но вам не жертвуют. Это информационные проблемы, которые надо решить, что-то переделав на сайте».
Где найти подрядчика
НКО может решить делать сайт самостоятельно, если в ее команде есть человек с профильными знаниями либо она хочет сэкономить и у нее есть сотрудник, готовый разобраться в вопросе. Во втором случае стоит сопоставить расходы и оценить другие преимущества и недостатки самостоятельной разработки.
Не экономнее ли будет заплатить один гонорар исполнителю со стороны, чем несколько месяцев платить зарплату сотруднику, который будет совмещать разработку со своими основными обязанностями? Готова ли организация дольше ждать запуска сайта и больше времени уделить на правки и доработку?
Если НКО решает работать со специалистом, сначала стоит поискать его «в ближнем круге» – среди друзей, хороших знакомых или тех, с кем уже пересекались по работе. Самое важное – насколько команды могут понять друг друга, уверена Анна Ладошкина. А если организация впервые создает такой большой продукт, как сайт, скорее всего, ей будет комфортнее приобрести опыт именно с тем, с кем она уже нашла общий язык.
• Попросите рекомендации у коллег по сектору. Спросите, к кому обращались НКО, по возможности узнайте, как проходила работа с подрядчиками – обратная связь от заказчиков из той же сферы очень ценна.
• Поищите сами в интернете. Выбирайте тех, кто нацелен на сектор – у кого, например, на сайте есть отдельная страница про работу с НКО. С ними будет проще работать: они уже вникли в то, как устроена благотворительность и им не надо объяснять элементарные вещи.
• Найдите участников различных премий (например, «Рейтинг рунета»). Таким подрядчикам обычно интересны кейсы, с которыми они могут поехать на фестивали и податься на конкурсы. Сайт НКО им отлично подходит: в благотворительном секторе, как правило, допустим креатив и разработчик может создать что-то, что впечатлит экспертов конкурса.
Что, если найти pro bono разработчика?
Обращаться к волонтерам за разработкой сайта многие эксперты и фонды не рекомендуют: эта задача слишком объемная и полагаться в ней на человека, с которым НКО не связана договором, не стоит. Иногда волонтер может не оценить, сколько всего ему надо сделать, или не найти время, чтобы вникнуть во все детали проекта. В итоге нередки случаи, когда он выполняет только часть работы или делает ее не совсем верно.
Например, с таким столкнулась команда фонда «Вера»:
– Идея нового сайта родилась несколько лет назад – фонд хотел рассказывать о паллиативной помощи через истории пациентов и их близких, – говорит IT-директор «Веры» Надя Михаленкова. – Нашелся pro bono подрядчик, реализовал идею так, как сам ее понял. Это было не совсем то, чего ждал фонд. Какое-то время проект пытались доделать, но в итоге заморозили, некому было довести его до результата. Потом мы нашли другого подрядчика и потеряли много времени, чтобы вникнуть в код – волонтер не оставил нам никакого описания и комментариев. К тому же править чужой код – всегда дольше и труднее, чем создать новый.
Стоит также учитывать вопрос безопасности. Как правило, волонтер ничем не обязан организации, с ним не заключается договор. В таком случае быть уверенными, что волонтер будет добросовестно хранить все данные (в том числе ключи от сайта), которые к нему попали, невозможно.
Как выбрать подрядчика
Есть команды, которые делают только интернет-магазины, есть те, кто специализируется на очень крупных проектах и не станет разрабатывать сайты из нескольких страниц. Разошлите свое ТЗ по 10–15 подрядчикам и сравните их ответы: чьи кажутся адекватными, откликаются вам, с кем комфортнее общаться, кто какую цену предлагает и какие сроки ставит.
При необходимости (если это не указано на сайте) уточните, есть ли у подрядчика релевантный опыт. Это может быть не обязательно сайт именно НКО, но что-то схожее по тематике. Например, если подрядчик работал с проектами, связанными с природой, он может подойти экологическим организациям. Можно ориентироваться на студию, которая базируется в том же регионе, что НКО, и хорошо разбирается в его особенностях.
Посмотрите, как подрядчик рассказывает о себе на своем сайте. Если формулирует кратко и емко, пишет по делу – вероятно, они так же и мыслят, если не умеет – скорее всего, предложат шаблонное решение и не будут вникать в то, что вам нужно, уверена Надя Михаленкова. Также внимательно изучите прошлые работы подрядчика. Обратите внимание, какие коммуникационные задачи решают эти сайты и насколько удачно, оцените, понятно ли они устроены.
При общении с подрядчиками обратите внимание, как быстро они отвечают, как слушают клиента. На этом этапе особенно важно понять, будет ли разработчик участвовать в поиске решений. Например, хорошо, если он предлагает свои варианты и объясняет плюсы и минусы каждого, задает «неудобные» вопросы, которые заставляют задуматься о наилучшем решении («А вы уверены, что вам вообще нужен сайт? Может, вам нужно приложение?»).
За помощью в выборе подрядчика также можно обратиться к консультанту в Бюро Анны Ладошкиной или к специалистам с платформ IT-волонтер, ProCharity – там НКО помогут подобрать наиболее подходящего.
Набор технологий у большинства подрядчиков одинаковый – он наиболее эффективен и наименее затратен, объясняет Евгений Зубов. Цену скорее формирует сложность вашей задачи и объем работы. Чтобы выбрать лучшее предложение, сравнивайте офферы от разных подрядчиков. Если подрядчики используют одинаковый набор технологий и будут решать задачу одинаковым образом, вы вряд ли столкнетесь с большим разбросом цен.
«Оцените, что у вас уже сделано и с чем вы справитесь сами, а с чем вам надо будет помочь, – советует Анна Ладошкина. – Например, ваш дизайнер уже все спроектировал или это надо будет делать исполнителю. Подумайте также, какой функционал у вашего сайта: всего несколько страниц или библиотека из 1000 статей, накопленных за 15 лет. Все это влияет на цену».
Ориентировочно при разработке можно рассчитывать на сумму от 100 000 до 300 000, если вы делаете многофункциональный сайт на конструкторе. Цена увеличивается примерно в два раза, если вы создаете собственный сайт с оригинальным кодом и к работе подключается программист, верстальщик и тестировщик.
Что должно быть на сайте
На сайте должны быть ответы на три вопроса:
- Кто мы такие?
- Что мы делаем?
- Что посетитель сайта может тут сделать?
Это значит, что на сайте НКО должны быть разделы «О нас», «Наши проекты/программы» – по ним пользователь поймет, как устроена организация, кто в ней работает, какие она видит проблемы, как их решает и какие у нее есть результаты. Не менее важны разделы, из которых пользователь поймет, что он может сделать для организации – например, «Для партнеров», «Для волонтеров». Помните: современные люди ориентируются на себя и, если они не понимают, что им надо сделать, они просто закрывают сайт.
– Должен быть призыв поддержать вашу НКО, – говорит Анна Ладошкина. – Даже если вы не принимаете пожертвования, предложите помочь вам по-другому: например, распространить ваши материалы, поучаствовать в мероприятиях или хотя бы подписаться на рассылку. Для пользователя странно, если на сайте некоммерческой организации нельзя помочь. Тогда он думает: может, это и не НКО вовсе?
В остальном исходите из своих задач. Если надо, чтобы жертвовали, добавьте платежный виджет и кнопку «пожертвовать». Если нужна отчетность – сделайте раздел «Отчеты» и выкладывайте их туда. Если НКО оказывает услуги, то можно сделать отдельную страницу с их описанием и информацией, как их получить.
Возможно, организации нужна обновляющаяся лента новостей. Это хороший способ подтвердить, что НКО действительно работает, и показать, как именно она это делает. Но если в организации редко что-то происходит или нет человека, который писал бы новости, лучше отказаться от ленты: иначе она будет выглядеть скорее отталкивающе.
Хорошая идея – создать страницу «Истории». Это место, где идет диалог с теми, кто пришел к НКО, о том, что их обоих волнует. Статьи, блоги команды, истории о подопечных фонда позволяют говорить с аудиторией живым языком и поддерживать интерес к организации.
Задача сайта НКО не выиграть премию за самую красивую интернет-площадку, а удовлетворить потребности конкретных групп людей. Значит, лучше всего, если сайт организации выглядит типично. «Пользователь уже заходил на множество сайтов, и у него сформировалось понимание, что такое удобная площадка. Если ваш сайт соответствует его представлениям, он быстрее разберется в нем», – говорит Евгений Зубов.
Посмотрите, как устроены сайты других НКО (особенно тех, кто работает в той же теме), и выведите общую «формулу». Например, логотип – слева наверху, контакты – справа внизу, вход на сайт – справа вверху. Свой сайт лучше строить по такому же шаблону.
Свой вход на сайт для каждой аудитории фонда
Специалист может создать отличный дизайн, но под материалы вашей НКО – тексты и фото – он категорически не подойдет. Это большая ошибка, предупреждает Анна Ладошкина, и, чтобы избежать такого исхода, рекомендует на этапе проектирования собрать для подрядчика примеры текстов и фотографий НКО, чтобы сайт учитывал их формат.
Другой момент, про который часто забывают: у сайта несколько задач и ЦА и он должен обращаться к каждой из них. Вызов для НКО – понять, как это сделать. Ведь главное то, что человек видит первым. Что это будет на вашем сайте и к кому будет это послание?
– Получается, мы должны «подружить» на сайте несколько противоречивых задач. Часть НКО предпочитает маршрутизировать пользователя на сайте, например, всплывающим окном, где пользователь может нажать на один из вариантов: «Вы благополучатель» или «Вы донор?». Проблема в том, что многие пользователи еще не ассоциируют себя ни с благополучателями, ни с донорами и не понимают, что им выбрать, – говорит Анна.
Продумайте для каждой аудитории свой вход и старайтесь в коммуникациях (постах, рассылках, листовках, рекламных объявлениях) вести ее именно туда. Так человек будет заходить по прямой ссылке и сразу видеть нужную ему информацию.
Надо подумать также о метриках на сайте, замечает Надя Михаленкова. Возможно, НКО потребуется статистика для подачи заявки на грант. Например, «на наш сайт вчера зашло 500 человек, а сегодня 5000 человек». О своих запросах важно сообщить подрядчику.
На этапе разработки и запуска сайта команда НКО обязательно должна быть вовлечена в написание текстов, уверен Евгений Зубов. По его опыту, даже если подготовку текстов полностью делегируют исполнителю, большая часть текстов потом все равно переделывается командой НКО. Выходит, эффективнее полностью самим писать материалы для сайта либо делить эту работу с заказчиком.
Стремитесь к лаконичности – лучше делать саммари из длинных текстов, выражать мысли коротко. Например, не писать «диссертацию» «о своей программной деятельности, уходя во все детали, а сделать несколько страниц с важными блоками по каждому проекту, где выбраны главные факты. Излагать их следует просто, чтобы они легче укладывались в голове у читателей.
Стоит учесть, что фонд будет развиваться, у него будут появляться новости, другие проекты – сайт надо будет обновлять. Решите, кто из сотрудников НКО будет отвечать за обновление сайта, и пропишите обязанности этого человека либо найдите копирайтера со стороны, например в студиях по разработкам сайтов.
Сотрудники вашей НКО должны уметь пользоваться админкой сайта и вносить в него правки. Попросите подрядчика показать вам админку и объяснить, как в ней работать.
Ключи от сайта: что прописать в договоре
Ключи от сайта – это доступы (логины и пароли) к учетной записи, хостингу, где находится сайт, к платформе, на который он сделан, в админку сайта.
Все аккаунты должны быть зарегистрированы на НКО и все ключи должны быть у НКО. В договоре важно прописать: все доступы выдаются организации и право распоряжаться логином и паролем передаются ей.
Домен и хостинг лучше оформить на юридическое лицо (НКО), а все данные хранить у двух сотрудников – у кого именно, прописать в договоре. Как правило, это учредитель или директор организации, а также отвечающий за сайт сотрудник (например, технический специалист/системный администратор).
Допустим, вам нужно выдать доступ подрядчику. Создайте для него альтернативный аккаунт или, если такой возможности нет, перешлите логины и пароли в секретном чате в Telegram или мессенджере Signal (так чувствительная информация будет защищена с помощью сквозного шифрования и не будет храниться в открытом виде на серверах). Конфиденциальность и обязанность подрядчика не передавать эти данные третьим лицам также надо прописать в договоре.
Иллюстрации Вравары ГРАНКОВОЙ
