Авторы четырех успешных ивентов 2019 года – вечеринка, закрытый гала-вечер, ярмарка, концерт – о своих бюджетах и о том, как превратить мероприятие в рабочий инструмент фандрайзера

Гости на празднике «Белый цветок» православной службы «Милосердие» в Марфо-Мариинской обители. 2019 год. Фото: Павел Смертин

Сейлы, забеги, ярмарки, успевшие стать популярными, типа «Душевного базара», гала-ужин, концерт, ежегодный праздник, например, «Белый цветок» православной службы «Милосердие» – по-настоящему большие, на миллионы рублей, сборы дает массовость.

При этом маленькие акции отнимают не меньше времени и сил, чем масштабные. Как показывает опыт фандрайзеров, лучше отказаться от мероприятия, чем провести его провально, — предварительно посчитайте расходы, вплоть до почасовой занятости сотрудников.

«Офлайн-мероприятия в России успешны у НКО с крепкой базой крупных жертвователей, когда с каждым ведется кропотливая работа, либо, если у организаторов есть свои лояльные поставщики продуктов и услуг, как у «Делись добром» с «Барахолкой», — говорит Марина Крижевская, фандрайзер Фонда борьбы с лейкемией. — Остальные ивенты – это репутационное вложение, работают на раскрутку и поддержание бренда, стиля, аудитории».

Вечеринка Фонда борьбы с лейкемией: бюджет 15 тыс рублей, сбор 343 615 рублей

Привет из 90-х. Фото: vk.com

В 2018 году Фонд борьбы с лейкемией провел 7 событий, в 2019 – 11, в среднем одно мероприятие в 1-2 месяца: концерты, поэтические вечера, спектакли, паблик-токи и круглые столы. Фонд проводит и онлайн, и оффлайн события, но фандрайзинговые —  пока только оффлайн. В планах еще сейлы. Помимо собственных, когда фонд выступает организатором, есть еще партнерские – в них можно интегрироваться в качестве партнера-организатора мероприятия. С фестиваля «Нашествие», в котором фонд участвует уже четвертый год, фандрайзеры привезли 1.5 млн рублей. «В 2019 году я бы особо отметила акцию «Красный сентябрь», с начала сентября до середины октября, — говорит Марина Крижевская, фандрайзер Фонда борьбы с лейкемией. – В нее мы включили 5 оффлайн-ивентов».

Самое успешное событие-2019: В финансовом плане —  вечеринка «Привет из 90-х», мероприятие в закрытом клубе, с 8 рок-музыкантами (среди них Евегений Маргулис, группа Ундервуд, Карл Хламкин, группа Бахыт-Компот), поэтами Иваном Давыдовым и Владимиром Вишневским, известными политиками 90-х (Нечаев, Сосковец, Гусман и другие) и артистом Цирка Дю Солей Марио Форелли. Ведущим вечера стал журналист Игорь Виттель, а площадку, Бар «Не для всех», безвозмездно предоставили владельцы Михаил Семенов и Елена Коровина.

Привет из 90-х. Фото: vk.com

Сколько удалось собрать и на что пойдут средства: 343 615 рублей. Цель сбора — закрыть часть суммы, необходимой Роману Широбокову, молодому человеку 20 лет, которому нужна трансплантация костного мозга.

Орграсходы: 15 тыс рублей на аренду музыкального оборудования и работу звукорежиссеров.

Волонтеры фонда в больнице. Фото: vk.com

Готовили с ивент-агентством или самостоятельно: сами, все сами:)

Сколько сотрудников и волонтеров: ивентами в фонде занимаются 2 человека, но это не огромная команда, поэтому иногда подключаются и другие сотрудники. Очень помогает пиар-менеджер. На самом мероприятии работали 2 волонтера.

Время подготовки: Вечеринку “Привет из 90-х” сделали за 1.5 недели. В среднем на подготовку уходит от 2 месяцев до 2 недель.

В чем заключалась пиар-поддержка: Хорошую пиар-поддержку можно получить со стороны, если событие четко вписывается в инфоповод или выгодно той стороне. С фондом на безвозмездной основе сотрудничает дружественное пиар-агентство, они делают рассылки релизов по своей базе. Остальная поддержка — публикации в соцсетях со стороны организаторов или «селебов» — участников мероприятия.

Волонтеры фонда в больнице. Фото: vk.com

На каких условиях участвовали партнеры-поставщики продуктов и услуг: принципиальная политика фонда в отношении ивентов — все площадки предоставляются безвозмездно, оборудование — практически всегда, приглашенные артисты и ведущие работают бесплатно и это осознанно. Фонд всегда благодарит партнеров в соцсетях. Если получается и есть повод, делает публикации по следам событий.

Количество крупных жертвователей: их на этом событии не было.

Средний чек пожертвования: на «Привет из 90-х» — около 3 тыс рублей. В данном случае изначально планировали собрать 400 тыс рублей, поэтому средний чек пожертвования и количество посетителей рассчитывали от этой цифры. Бывает по-разному, зависит от целевой аудитории и формата мероприятия. «На мой взгляд, самый деньгосборный жанр события — аукцион, хотя он может быть очень разным для разной публики, — говорит Марина Крижевская. — За ним — концерт, если вход за пожертвование».

Барахолка проекта «Делись добром»: бюджет 150 000 руб, сбор 4 млн 808 тыс рублей

Ольга Савельева ( в центре), Ксения Баламатова (справа) и Наталия Плохова (слева). Фото: facebook.com

Волонтерский проект «Делись добром» создан в октябре 2016 года. Для организации модных барахолок в отеле «Бачуг-Кемпински» собирают одежду, обувь, аксессуары и даже мебель. Это могут быть концертные платья звезд или предметы гардероба известных брендов. Все вещи, даже новые и брендовые, стоят от 500 рублей до 10 тыс. рублей. Некоторые, особенно ценные лоты, продаются на онлайн-аукционе.

«Барахолка — прекрасный пример сложения усилий частных жертвователей и системной благотворительности, — говорит Наталия Плохова, соосновательница «Делись Добром». — Мы видим огромное количество вторичных выгод от нашего мероприятия. Компании и частные лица, около 1000 человек, вовлекаются в формате, удобном для каждого. Одни собирают вещи, организуют друзей, знакомых и коллег. Другие придумывают акции и флешмобы в поддержку. Третьи добывают лоты для розыгрыша и работают волонтёрами. Результат даёт всем чувство удовлетворения и желание продолжать делиться добром с окружающими».

Самое успешное событие-2019: «Барахолка-7. Мода на благотворительность» в ноябре. 1800 посетителей. Всего «Делись Добром» проводит два таких события в год.

Барахолка-7.  Фото: facebook.com

Сколько удалось собрать и на что пойдут средства: Сбор 4 млн 808 тыс рублей. 100% сборов — передано на первоочерёдные нужды подопечных фонда «Дом с маяком».

Орграсходы: Примерно 150 000 руб — музыка, свет, торговое оборудование, расходы типографии. Источники — частные пожертвования. Раньше были транспортные расходы, но теперь появился партнёр – Фольксваген.

Готовили с ивент-агентством или самостоятельно: сами

Сколько сотрудников фонда и волонтеров: 25 сотрудников фонда и 180 волонтеров.

Время подготовки: 3 месяца сборов и 10 часов застройка.

В чем заключалась пиар-поддержка: 8 инфопартнеров и около 50 амбассадоров информируют о мероприятии по различным онлайн (Instagram, Facebook, сайты Cosmo, Garcia и другие) и офлайн-каналам («Московская немецкая газета»). Проект ведет страничку мероприятия в соцсетях: у себя и у «Дома с маяком». Селебрити-амбассадоры придумывают флешмоб в соцсетях. Распространяет листовки. Плюс сарафанное радио.

На каких условиях участвовали партнеры-поставщики продуктов и услуг: 100% благотворительность. У проекта около 100 партнеров. Главный партнёр — отель «Балчуг Кемпински Москва». Они предоставляют абсолютно бесплатно 1300 м площади (весь конференц-этаж) для проведения мероприятия. Около 30 партнёров (крупных и небольших магазинов, шоу-румов дизайнеров и производителей) жертвуют свою продукцию для мероприятия: одежду, обувь, аксессуары, бытовую технику, мебель, сыры и сладости. Два партнера проекта — известная Московская кофейня и детский развивающий клуб.

Количество крупных жертвователей: 10-15

Средний чек пожертвования: 2800 рублей, а среднем мы собираем 500 тыс. рублей в час

Закрытый ежегодный вечер фонда «Созидание»: бюджет 100 тыс рублей, сбор больше 20 млн рублей

Анна Михайлова на одном из мероприятий фонда «Созидание». Фото: facebook.com

Благотворительный фонд «Созидание» – один из самых успешных в России по организации благособытий, 50%-60% всех пожертвований поступают от мероприятий. В год фонд устраивает 100 мероприятий, включая те, которые проводят партнеры в пользу фонда с минимальным его участием. Соотношение онлайн и офлайн форматов – 50/50».

«По нашему опыту, объем сборов зависит не от жанра события, а от гостей, — говорит Анна Михайлова, фандрайзер «Созидания». — Это могут быть богатые люди, и тогда все равно, концерт, аукцион или что-то еще — чем заинтересуете своих гостей, на том и соберете. Если же речь о большом публичном мероприятии, с высокой проходимостью — тогда тоже не важно, вы можете в одной зоне сделать ярмарку, в другой лекцию, а в третьей концерт, и каждый гость найдет себе занятие по душе».

Самое успешное событие-2019: закрытый ежегодный благотворительный вечер фонда.

Сколько удалось собрать и на что пойдут средства: больше 20 млн рублей, средства направлены на медицинские программы фонда

Орграсходы: около 100 тыс рублей.

Готовили с ивент-агентством или самостоятельно: с агентством на безвозмездной основе, остались недовольны. «Агентство заинтересовано в рекламе и не всегда согласовывает с фондом свои пожелания, это создает конфликтную ситуацию, которая прибавляет негатива в и так непростой организационной гонке, — говорит Анна Михайлова. — Возможно, работа с профессионалами оправдана в случае организации благотворительных закрытых вечеров, где необходимо выдержать высокий уровень, но в основной массе мероприятий мы вполне справляемся сами».

На каких условиях участвовали партнеры-поставщики продуктов и услуг: множество разных партнеров, корпораты в том числе, всегда поддерживают мероприятия фонда. Предоставляют помещения, призы для лотереи и аукциона,  спиртное, изготовление баннеров и печатной продукции.

Одно из мероприятий фонда. Фото с сайта bf-sozidanie.ru

Сколько сотрудников и волонтеров: 7 сотрудников и 3 волонтера

Время подготовки: 3 месяца

В чем заключалась пиар-поддержка: событие закрытое, продвижение не предполагалось. На вечер приглашаются крупные дарители фонда — они знают, что раз в год проводится такая встреча. Многие из них знакомы друг с другом и попечителями фонда, поэтому, если у них есть время, они соглашаются.

На каких условиях участвовали партнеры-поставщики продуктов и услуг: безвозмездно

Количество крупных жертвователей: 12 человек

Средний чек пожертвования: 200 тыс рублей, это средний чек по результату конкретного вечера. Заранее фандрайзеры фонда эту цифру не рассчитывают. Количество мест традиционное,  около 150 человек — иногда не удается заполнить зал, иногда приходит больше, это трудно предусмотреть.

«НочлежкаFest»: «Наша главная цель – просвещение, а не фандрайзинг»

Фото: facebook.com/Homeless.ru

Фонд постоянно проводит мероприятия — акции, лекции, выступления, совместные проекты со спонсорами. В 2019 году было организовано 15 событий в Москве и Петербурге — многие стартуют одновременно в двух городах.  Самые масштабные — две акции Эспресс-помощь, Нетолерантное кафе на фанпроменаде Зенита, УрбанФоруме и фестивале Zavtra, а также концерт в пользу Ночлежки и музыкальный фестиваль НочлежкаFest в ноябре. Оффлайн событий больше, но часто мероприятие совмещает оба формата, — например, Эспресс-помощь.

«Ночлежка Fest» уже четыре раза состоялся в Петербурге, в этом году впервые — в Москве. «Для нас это не столько фандрайзинговое событие, сколько способ привлечь внимание к проблеме бездомности, показать, что благотворительное событие может выходить за рамки, быть очень разным и фокусироваться на чем-то интересном и даже развлекательном, — говорит Ксения Сарычева, координатор проектов московского филиала «Ночлежки».

Сколько удалось собрать и на что пойдут эти средства: 1 214 046 рублей. Средства пойдут на подготовку к открытию и последующую работу реабилитационного приюта «Ночлежки» для бездомных людей в Москве.

Орграсходы: музыканты не брали оплату за свои выступления, а ГлавClub Green Concert предоставил площадку на дружественных, некоммерческих условиях. В основном оставалось только компенсировать расходы на  оборудование на площадке. Орграсходы будут подведены и опубликованы в годовом отчете, в начале следующего года.

Готовили с ивент-агентством или самостоятельно: в этом году фонд совместил работу своих сотрудников и агентства. Агентство помогало с оргзадачами на площадке и работой с партнерами. Сотрудники подключались для решения идейных вопросов, продвижения, проработки деталей, работы с волонтерами.

Сколько сотрудников и волонтеров готовили событие: около десяти сотрудников и сорока волонтеров.

Время подготовки: мы начали подбирать артистов примерно за полгода, агентство подключилось за пару месяцев. Самая активная работа (надо признать, часто нон-стоп) велась последние полтора месяца.

В чем заключалась пиар-поддержка: мы договаривались о публикации наших анонсов в СМИ федерального и нишевых уровней, в телесюжетах и на радио, в соцсетях и блогах. Рассказывали о предстоящем фестивале везде, где бывали и выступали в течение последних месяцев, а наши ленты в соцсетях запомнят слово Ночлежкаfest надолго:)

Средний чек пожертвования на мероприятии: Средним чеком можно считать билеты в танцпол — их было куплено намного больше, чем билетов других категорий; это 1500 рублей.

Благопраздник: как привлечь 10 тыс посетителей и собрать 4 млн рублей