Распределить ответственность, застраховаться от претензий проверяющих и не разочаровать друг друга с волонтерами — опыт и советы по документообороту Владимира Берхина, руководителя БФ «Предание»

Привязывайте мероприятие к программам/проектам или уставным целям

Любая активность организации может быть названа «мероприятие» и любая активность организации может иметь, особенно в случае непредусмотрительного отношения и неудачного стечения обстоятельств, нехорошие последствия. И поэтому лучше любую активность соответствующим образом оформлять.

Тем более, что стандартный алгоритм проверки НКО в том, что проверяющие сравнивают бюджет организации за прошедший год, отчёт за этот год и внутренние документы — насколько всё это соответствует уставным целям и стыкуется между собой. Если оказывается, что весь год организация что-то делала, у неё постоянно что-то менялось на счетах, но никакой внутренней документации по этому поводу нет — это повод для проверяющих усомниться в целевом характере затрат.

Поэтому не забывайте в приказах привязывать свои мероприятия к программам и проектам Организации, либо напрямую к уставным целям.

Например, если вы планируете на проведение мероприятие тратить деньги Организации или использовать там труд ваших сотрудников и принадлежащее вам оборудование, то оформление позволит чётко указать — почему вы это делаете и для чего. В противном случае траты могут быть зачтены организации как нецелевые, как и использование труда волонтёров и сотрудников и применение оборудования. Причём это касается не только государственных проверяющих, но и частных жертвователей.

Например, ваша Организация решила провести для своих волонтёров тренировку в условиях, приближенных к реальным. Для имитации природного пожара были закуплены со счёта Организации дымовые шашки и петарды. Если мероприятие не было оформлено как должно, и назначение закупаемого оборудования в этом оформлении не было обозначено, то проверяющие увидят не затраты на расходные материалы для пожарной тренировки, а закупку «развлекательного реквизита», сочтут затраты не соответствующими целям организации, и вас организацию оштрафуют.

Задокументируйте подарки от бизнес-партнеров

Изображение с сайта freepik.com

Но даже если вы почему-то не боитесь проверки (например, будучи полностью волонтёрской структурой, держите на счетах нули), оформление мероприятий может быть критично для партнёров.

Вот пример из реальной жизни. Некая компания в рамках своей корпоративной социальной ответственности предоставила местной НКО автомобиль с водителем для уставных нужд, сделав это по договору временного безвозмездного пользования. Волонтёры, обрадовавшись такому подарку, использовали автомобиль для перевозки саженцев и добровольцев к месту посадки нового леса на месте сгоревшего. Съездили, потусили, посадили, поели-попили и вернулись на той же машине обратно. Мероприятие заняло целый день, довольно много бензина и сопровождалось поломкой машины (то есть затратами для её владельцев).

В дальнейшем компания запросила документы, как и для чего использовалась машина, но волонтёры не отнеслись к запросу с должным вниманием. Тогда компания спросила водителя, а он сказал, что возил «веселящуюся молодёжь в лес на пикник». После чего машину компания больше не даёт, поскольку не смогла объяснить эти затраты собственной бухгалтерии. Если бы вместо рассказа шофера компания получила пакет документов, в котором было бы указано, что, согласно приказу руководителя, в рамках такой-то программы с помощью такого-то партнёра, предоставившего на безвозмездной основе автомобиль с водителем, проведены посадки леса, высажено столько-то единиц саженцев, такие-то координаты, столько-то участников, затраты на питание волонтёров — столько-то рублей, чеки на сок и печенье прилагаются — сотрудничество могло бы быть продолжено.

Распределите ответственность

Изображение с сайта freepik.com

Кроме того, должное оформление мероприятий позволяет распределить ответственность, как между вашими сотрудниками, так и между вами и партнёрами. Особенно внимательно стоит отнестись к такого рода договорённостям в случае, если в мероприятии задействованы несовершеннолетние. К примеру, если кто-то из детей на совместном празднике отравится пирожками, то ваши шансы стать в этой ситуации крайним вплоть до ответственности перед законом исключительно высоки. Просто потому что надзирающие органы спросят, кто отвечал за мероприятие и далее просто наложат ответственность на организатора, прочитав его название на афише. Если же вы заранее издали приказ, в котором указали, что мероприятие носит такой-то формат и организация питания на мероприятии не предполагается, то отвечать за последствия будет именно тот, кто принёс пирожки.

Отдельно обращаю внимание на необходимость правильно оформлять работу со сбором средств на мероприятии. Вот здесь есть хорошая брошюра, где подробно рассказывается, как это делается и приводятся образцы необходимых документов.

Оформление мероприятий также позволяет сделать простыми и ясными отношения внутри команды, в том числе процессы материальные. Одна фраза «ответственным за сохранность оборудования в ходе мероприятия назначается N», доведённая до сведения N, резко снижает амортизацию и разгильдяйство. Потому что N понимает, что хочешь не хочешь, а бумага никуда не денется и если что-то пропадёт или будет немотивированно сломано — ему придётся отвечать и возможно даже собственным кошельком. Одновременно подобная бумага наделяет его полномочиями сказать остальным: «А вот этого делать нельзя, это я как ответственный за оборудование сотрудник заявляю».

Сбор пожертвований: приказ и распоряжение

Изображение с сайта freepik.com

Особенно внимательно надо отнестись к документам, если вы на своём мероприятии решили так или иначе собирать пожертвования наличными деньгами. Потому что эти деньги потом надо вносить на счёт организации, а потом тратить. Если вы не оформляли мероприятие, то вам придётся вносить средства просто как пожертвование, а значит, на него будут распространяться все обычные ограничения (вроде правила 80 на 20). А если обсуждаемые сейчас в Думе поправки к закону о благотворительной деятельности пройдут без серьёзных изменений, то собирать средства на мероприятии без оформления будет прямо-таки нельзя по угрозой административной ответственности и изъятия орудий правонарушения.

Делается всё это достаточно просто.

Руководитель организации пишет специальную бумагу, именуемую «Приказ» или «Распоряжение». У нее есть дата и номер и описывается всё существенное, что следует учитывать при проведении мероприятия.

— Кто проводит мероприятие

— Где оно проходит

— Когда оно начинается и заканчивается

Какие ресурсы организация использует для проведения мероприятия и для чего именно. Если планируются денежные затраты, то их можно отдельно свести в другой документ — Смету. Особенно если их много. Смета также утверждается подписью и печатью руководителя организации.

Что именно происходит на мероприятии. Если мероприятие масштабное и его описание занимает большой объём текста, то стоит опять же вывести из приказа всё лишнее в дополнительные документы — Положение о мероприятии (где излагаются правила проведения мероприятия и принципы оценки его успешности) и его Программу (где рассказывается, что и когда происходит во время Мероприятия, в ходе подготовки и после него). Но если приказ обязателен, то всё остальное делается по мере необходимости.

Кто и за что отвечает, у кого какая функция. При этом если речь идёт о ответственности ваших сотрудников за материальные ценности — необходимо показать копию приказа сотруднику и получить его подпись на приказе (просто от руки «С приказом ознакомлен2, дата, подпись, расшифровка), дабы в дальнейшем никто не говорил, что не знал о своей области ответственности.

Происходит ли на мероприятии сбор средств и если да, то каким способом, кто отвечает за собранные средства и для чего они могут быть использованы.

Если средства собираются наличнымито в том же приказе стоит обозначить состав комиссии для пломбирования и вскрытия ящиков, а также того, кто отвечает за внесение средств на банковский счёт организации не позднее указанного в приказе срока.

Если вы проводите мероприятие в партнёрстве с кем-то, то исключительно полезно и правильно заранее заключить с партнерами договор, где будет описано — в чём заключается партнёрство. Кто и что делает, за чьи деньги, какова ответственность за срыв обязательств, под чьей символикой проводится Мероприятие, что сообщается в СМИ, как используются собранные на мероприятии деньги и так далее. Это предохранит от массы конфликтов и позволит сделать отношения с партнёрами ясными и чёткими. Потому что устные договорённости часто понимаются людьми по-разному, а где дискоммуникация, там и конфликты, там и потери, репутационные и финансовые.

Управление организацией: протокол встреч и акт ревизионной проверки

Изображение с сайта freepik.com

Внимательно прочитайте свой Устав. Если там есть слова о том, что некий руководящий орган должен собираться регулярно или не реже каких-то сроков — значит, на каждую такую формальную встречу вам необходимо оформить Протокол, где указано, что таки да, собрались, прослушали таких-то докладчиков, приняли такие-то решения, ответственность за их исполнение возлагается на таких-то сотрудников. Либо встретились, поняли, что в Повестке дня отсутствуют значимые вопросы, выразили поддержку проводимому Директором организации курсу, и разошлись.

Это касается и иных органов, упомянутых в Уставе. У всех у них есть какие-то полномочия, и пусть даже в рамках своей деятельности вы эти органы реально не задействуете никак — должны существовать бумаги о том, что эти органы, к примеру, однозначно одобряют всю вашу деятельность в рамках своих полномочий. Если это Наблюдательный совет, который обязан раз в год подписать отчёт — то постарайтесь добиться этих подписей. Потому что проверяющие из Министерства Юстиции будут смотреть именно на такого рода формальные бумаги, выясняя, следуете ли вы собственному Уставу.

Если вашим Уставом предусмотрено создание ревизионной комиссии, то необходимо с указанной в Уставе периодичностью оформлять акт ревизионной проверки — небольшой документ, в котором будет сказано, что ревизор деятельность организации проверил и нарушений не нашёл.

Вся ваша деятельность должна так или иначе оформляться, хотя бы формально. Иначе проверяющим будет слишком просто объявить любые ваши траты нецелевыми. Если вы тушите пожары в этом году — то надо иметь написанный Проект «Тушение пожаров в 2018 году» либо Программу «Тушение природных пожаров», в которой прописано, что согласно решению высшего управляющего органа организации, вы, в рамках своей Уставной деятельности занимаетесь тушением на такой-то территории, тратите на это деньги Организации и используете её имущество. И если ваши затраты привязаны к этому проекту или программе — то шансов быть обвинёнными в нецелевых затратах у вас гораздо меньше.

На каждый год необходимо иметь Смету. Пусть она будет также формальной, на какие-то небольшие суммы — но сам факт её существования позволяет указать, в рамках каких направлений происходят ваши затраты. Если вы не знаете, каковы будут ваши финансовые поступления за год — укажите минимальные и добавьте, что согласно решению высшего органа управления Организации, дополнительные поступления будут расходоваться в рамках таких-то программ и проектов. А по итогу года должен быть принят годовой отчёт, тоже сколь угодно формальный, но в котором будет указано, что Смета выполнена в точности. Эта абсолютно бумажная работа, тем не менее, позволит адекватно представить вашу организацию перед проверяющими.

Если в организации происходит нечто существенное, особенно в области движения материальных ценностей, если открывается новое направление работы, если у вас появляется стратегический партнёр и так далее, полезным будет выпуск документа от лица руководящего органа Организации, который подтвердит происходящее своей волей.

Например, если у вас вдруг образовались лишние деньги и вы решаете положить их в банк под проценты, то это, вполне легальное действие, может тем не менее вызвать подозрения в нецелевом использовании средств организации. И для того, чтобы подобных подозрений избежать, проводится, хотя бы на бумаге, встреча высшего управляющего органа, и в протоколе встречи фиксируется, что принято решение о возможности размещения средств организации на депозитный вклад. Полученные от размещения средства руководящий орган указывает тратить в рамках такой-то программы либо на такие-то расходы организации. Дата, печать, подписи присутствующих.

Волонтёры: нужен простой договор

Изображение с сайта freepik.com

Волонтёры, они же добровольцы — это бесплатные работники. Люди, которые без вознаграждения за свой труд что-то делают для вашей организации в рамках её деятельности. Участие волонтёров является добровольным, они начинают и заканчивают работу тогда, когда считают это правильным. В большинстве случаев работа волонтёров никак не оформляется, что может создавать определённые сложности.

К примеру, если волонтёры никак не оформлены, то они не несут никакой ответственности, кроме моральной, за результат своего труда и за его качество. Не несут они и ответственности за выданное им оборудование. Их вообще не существует с точки зрения закона, а руководитель организации, если волонтёры не оформлены, просто отдал казённое оборудование в руки каким-то случайным людям. А если неоформленный волонтёр выданное ему оборудование сломал или потерял — это только ваши проблемы и ничьи больше, с точки зрения закона никакой ответственности за это он не несёт, а виноват руководитель. С другой стороны, если неоформленный волонтёр в процессе выполнения волонтёрской работы потратил собственные деньги — то вы не обязаны ему эти затраты возмещать.

И потому волонтёров, особенно, если они заняты на сложных работах или работают с дорогостоящим оборудованием, лучше официально оформлять. Это делается с помощью простого договора, в котором прописывается, что такой-то человек и такая-то организация договорились, что он будет работать в этой организации в рамках такого-то проекта (а значит, этот проект должен быть оформлен соответствующим документом), осуществлять такую-то деятельность на безвозмездной основе, как волонтёр. В рамках этой деятельности с ним будет проведён инструктаж и обучение, выдана рабочая одежда и такое-то оборудование. В случае порчи или потери оборудования не в результате осуществления волонтёрской деятельности волонтёр обязан возместить его стоимость. Если волонтёр понесёт затраты на проезд, проживание и осуществление волонтёрской деятельности, то Организация компенсирует ему затраты при предъявлении платёжного документа, но не более такой-то суммы. И так далее, образец есть в приложении. Стоит помнить, что возмещение более 700 рублей в день на питание на одного волонтёра противоречит Налоговому Кодексу.

Часть 1: что лучше, договор пожертвования или дарения, и другие тонкости оформления бумаг в НКО.

Часть 2: передача товаров во временное пользование, приказ о материальной ответственности, учет и контроль склада вещей – советы для сотрудников НКО

«Мамой клянусь»: как навести порядок во внутреннем документообороте НКО

Текст написан по заказу российского отделения Greenpeace