5 правил благотворительной бухгалтерии

Этот текст, рассказывающий в целом об очень скучных вещах, своим рождениям обязан сильным чувствам. Эти сильные чувства регулярно транслирует мой уважаемый отец, Борис Наумович Берхин, когда рассказывает о своей работе.

Борис Наумович – глава небольшой аудиторской и бухгалтерской фирмы, в которой обслуживаются, помимо нескольких десятков коммерческих фирм, немало благотворительных фондов и волонтерских объединений, как довольно крупных, так и весьма небольших. И эти организации в своей работе регулярно совершают одни и те же элементарные ошибки.

Просто потому, что их руководство думает прежде всего, как ему и положено, о выполнении миссии организации, а эта миссия требует порою и спешки, и нарушения формальных правил. На кону жизнь, здоровье, благополучие людей – и не всегда в такой ситуации бывает «до бумажек».

Ну, а бухгалтерия Бориса Наумовича потом все это вынуждена разгребать, бесконечно объяснять и повторять каждому новому клиенту. И переживать сильные чувства, когда при следующей критической ситуации благотворители делают все точно также.

Потому что если на нарушениях попадется коммерческая фирма – это грозит только тем, что кто-то без прибыли останется. А если благотворительный фонд – то его подопечные останутся без помощи. Что гораздо хуже.

И поэтому Борис Наумович решил создать короткое руководство по самым-самым элементарным правилам, какие только существуют в бухгалтерии некоммерческой организации. И которые, тем не менее, постоянно – и это наблюдение практика – нарушаются.

Итак. Есть несколько вещей, которые должен знать руководитель любой некоммерческой организации, оказывающей социальные услуги или финансовую благотворительную помощь больным – взрослым и детям, сиротам, пенсионерам и т.п.

1. Расходы – только на уставную

Вы имеете право расходовать средства организации (помимо затрат на ее содержание) только на уставную деятельность. Иначе говоря, если в вашем уставе написано, что организация создана для помощи больным с нарушениями опорно-двигательного аппарата – Вы не вправе оказывать материальную помощь инвалидам по зрению. Это будет признано нецелевым использованием средств, и ваша организация должна будет с суммы такого нецелевого использования заплатить налог. Или если согласно Уставу целью вашей организации является помощь и социальная адаптация выпускников детских домов, то оказанная вами (из самых лучших чувств) помощь больному ребенку, имеющему семью – также  будет считаться нецелевым использованием средств с теми же последствиями.

2. Каждому платежу – документальное оправдание!

Любой платеж помимо выплат физическим лицам (о них – ниже) должен иметь документальное оправдание. Иначе говоря, если организация за что-то заплатила – должен быть документ, подтверждающий получение организацией того, за что заплачено.

Если это что-то материальное – вещи, продукты, лекарства, оборудование – должна быть накладная с подписями продавца и покупателя – вашей организации. Или должна быть накладная от перевозчика. Если нет ни того, ни другого или вы купили что-то у тетеньки на рынке – обязательно составьте акт о том, что это что-то ваша организация такого-то числа в таком-то месте получила в результате закупки на рынке. Акт должен иметь подписи нескольких лиц и должен быть утвержден первым лицом организации.

Если вы что-то покупаете для организации в обычном магазине – то должен быть кассовый чек с наименованиями купленных товаров или отдельно кассовый чек и товарный чек с наименованиями. Вместо последнего – может быть накладная.

Если приобретены не товары, а работы или услуги – должен быть акт, подписанный вашей организацией и тем лицом, которое оказывало эти услуги (выполняло работы). Если такой акт получить невозможно, например, осуществлены какие-то работы/услуги во время наводнений, пожаров или иных чрезвычайных ситуаций – составьте собственный акт, что Ваша организация оплатила те или иные работы/услуги и их получила. Акт должен иметь несколько подписей, причем ФИО подписантов и их должности (если у подписантов они есть) должны быть указаны. Оптимально, если в числе подписантов будут представители местной администрации. Такой односторонний акт должен быть утвержден первым лицом организации.

Если организация оплатила чье-то лечение за рубежом и такой акт от иностранной организации получить нельзя – получите письменное подтверждение от лечившегося в этой больнице больного или его семьи.

3. Передачу любых материальных ценностей подтверждайте документом

Если какие-то материальные ценности, ранее приобретенные вашей организацией (купленные или полученные в подарок), вы отдали кому-то (человеку или организации) – обязательно получите документ, подтверждающий факт получения Вашим контрагентом этих ценностей.

Например, вы купили подарки для детей или лекарства для больных и привезли их в детдом или в больницу, вы должны Вашему бухгалтеру привезти документ, подписанный директором детдома или главврачом больницы, что такие-то ценности – по каждому наименованию, в таком-то количестве этот детдом (больница) получил/получила.

Оптимальная форма документа для этого – типовая товарная накладная ТОРГ-12. Ее форму можно скачать в интернете.

Возможен вариант, когда ваша организация сама материальные ценности не получала, но оплатила их за кого-то. Например, с вашего счета оплачены подарки, но договор заключен между детдомом и поставщиком (магазином) и после оплаты подарки отвезли прямо туда. В этом случае вам надо получить от детдома копию накладной с подписями поставщика и, главное, директора детдома. Эта копия будет являться подтверждением того, что ценности детдомом получены и ваши деньги израсходованы целевым образом.

Возможен также вариант, когда договор заключен между вашей организацией и поставщиком, а получателем выступает детдом. Опять же у вас обязательно должен быть документ, подтверждающий, что детдом эти ценности от поставщика получил.

4. Пожертвования расходуем только по смете!

Если вы существуете на пожертвования, то расходовать такие средства вы можете или по смете, утвержденной вашим высшим органом или, в крайнем случае, по отдельному приказу, которым утверждается порядок проведения того или иного мероприятия, дата, место проведения, участники и смета расходов.

5. Как платить людям

Если Ваша организация платит человеку, то:

– Если у человека статус индивидуального предпринимателя, то все налоги ИП платит сам и вам не о чем беспокоиться, кроме того, чтобы этот расход был утвержден в вышеописанном порядке.

– Если человек ваш работник, то есть у вас с ним трудовой договор, то с его зарплаты вы должны платить налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и взносы во внебюджетные фонды. Кроме того, вы должны представлять в соответствующие органы отчеты по этим выплатам. Со всеми штатными работниками должны быть оформлены трудовые договоры, один экземпляр должен быть у работника.

Важный момент – если вы оплачиваете питание своего работника – не имеет значения, по какому поводу – то это его дополнительный, помимо зарплаты, доход, с которого так же, как с зарплаты вы должны заплатить НДФЛ и взносы. То же – с почти любыми иными благами. То есть оплата за работника проезда и проживания (кроме как в официальной командировке), учебы, лечения и т.п. – составляет дополнительный доход работника, с которого ваша организация должна заплатить НДФЛ и взносы.

Поэтому мы категорически не рекомендуем оплачивать штатным работникам что-либо помимо зарплаты, премий, компенсаций командировочных расходов и суточных.

Можно оплачивать услуги сотовой связи – но только в том случае, если вы уверены, что анализ поминутной тарификации покажет, что работник разговаривал по этому номеру в рабочее время и только по рабочим поводам.

Вы имеете право оплачивать без налоговых последствий питание волонтеров – то есть людей, которые работают бесплатно. В этом случае у вашей организации с каждым из этих людей должен быть волонтерский договор. Волонтерам также можно оплачивать расходы на проезд и проживание. А вот услуги сотовой связи, к примеру, волонтерам оплачивать без налоговых последствий уже нельзя.

Вы можете также без налоговых последствий перечислять деньги или оплачивать питание или какие-либо иные блага в порядке благотворительной помощи – инвалидам, больным, пострадавшим. В этом случае у вашего бухгалтера должны быть документы (копии документов), подтверждающий этот статус получателя денег и/или благ.

Поэтому если вы оплачиваете какие-либо кофе-брейки на мероприятиях или просто за счет своей организации покупаете продукты питания – то если это не оформлено как питание волонтеров или материальная помощь больным (инвалидам, пострадавшим) – не исключено, что проверяющие органы расценят данные траты как нецелевое использование пожертвованных средств. Это означает уплату налога и ущерб для репутации вашей организации.

Если у человека, которому ваша организация платит, нет статуса индивидуального предпринимателя, если это не ваш работник и не волонтер, не объект благотворительной помощи, то:

– если ваша организация приобретает у человека вещь, то продавец сам должен оплатить налог с дохода от этой продажи;

– если вы платите человеку за работы или услуги, то это означает, что вы с этим человеком заключили гражданско-правовой договор.

Договор должен быть оформлен письменно, а основанием для оплаты должен быть акт, подписанный обеими сторонами по договору. По такому договору ваша организация должна заплатить НДФЛ и взносы с суммы договора. Если НДФЛ по каким-то причинам не удержан, то вы обязаны сообщить в налоговую инспекцию по месту жительства, что налог не удержан. По всем этим выплатам ваша бухгалтерия также должна отчитаться в государственные органы.

Все вышеперечисленное – это далеко не полный перечень ограничений и правил, исполнение которых для любой НКО обязательно. Когда вы платите за бухгалтерию, вы платите за свою безопасность и саму возможность заниматься тем делом, которое вы выбрали. Поэтому советую выбирать бухгалтеров не по цене, а по качеству, – то есть по уровню квалификации, опыту и ответственности!