Раз в 3 года Министерство юстиции РФ проверяет каждую НКО, прежде всего – источники получения и статьи расходования средств. Шесть советов экспертов – как избежать типичных ошибок и пройти проверку


Если вас интересует благотворительность, вы хотите разбираться в новых технологиях, читать экспертные интервью с яркими фигурами в мире НКО и помогать с умом — подписывайтесь на секторную рассылку Милосердие.РУ. Чем больше мы знаем, тем лучше помогаем!

Выучите свой Устав

«Работу после новогодних праздников надо начинать с проверки своего учреждения в планах проверок Минюста на текущий год и заодно Генпрокуратуры», – рекомендует Наталья  Дроздовская, директор юридического управления проекта PHILIN.

Если вы нашли свою организацию в планах на текущий год, то будет время подготовиться. В первую очередь, выяснить перечень необходимых документов для проверки — ориентировочный список опубликован, например, здесь. И обязательно тщательно изучить Административный регламент по проведению проверок Минюстом. Он даст представление о том, что конкретно и каким образом будут изучать проверяющие из Минюста. Регламент поможет понять права и обязанности обеих сторон – представителей Минюста и работников НКО.

Главная цель проверки: соответствие деятельности НКО ее Уставу.

«Нередко бывает, что НКО занимается не тем, что написано в Уставе, – это явное нарушение, и на проверяющих из Минюста оно действует, как красная тряпка на быка, – предупреждает Дроздовская. – Поэтому нужно хорошо знать собственный Устав. И очень важно, чтобы все виды деятельности, которые организация осуществляет, были отражены в ее Уставе. В противном случае расходы на деятельность, не предусмотренную Уставом, будут признаны нецелевыми (если средства были взяты из пожертвований) и обложены налогом».

Больше того, если деятельность, противоречащая уставным целям, будет носить системный и регулярный характер, может возникнуть вопрос о принудительной ликвидации НКО в судебном порядке.

Проверяйте адрес организации

Это на первый взгляд, мелкая, но на деле – весьма существенная проблема: когда адрес, указанный в Уставе, не соответствует фактическому адресу НКО.

В случае проверки Минюст отправляет всю корреспонденцию (в том числе уведомление о проведении проверки) по официальному адресу, указанному в Уставе НКО или в реестре юридических лиц. Если юридический адрес не совпадает с фактическим, то организация не сможет получить уведомление, вся министерская корреспонденция вернется к отправителю, а проверяющие из Минюста, придя по официальному адресу, просто не найдут НКО.

«Коллеги рассказывали о случаях, когда Минюст был готов инициировать ликвидацию организации в связи с тем, что проверяющие не могли найти НКО по юридическому адресу в течение нескольких месяцев», – говорит Наталья Дроздовская. В настоящее время, как известно, ФНС при обнаружении фиктивного адреса в реестре ставит отметку о недостоверных сведениях и в дальнейшем вправе исключить из ЕГРЮЛ юридическое лицо, фактически – ликвидировать, во внесудебном порядке.

Тщательно изучите запрос и фамилии

Наталья Дроздовская, директор юридического управления проекта PHILIN

За три дня до начала проверки организация должна получить уведомление (приказ). Очень важно внимательно изучить запрос на информацию и документы, которые будут в нем перечислены. Иногда там фигурируют документы, которые Минюст не вправе запрашивать у организации. «Так, выписку по банковским счетам или бухгалтерский баланс организации Минюст может получать только в порядке обмена с другими учреждениями – например, от налоговой инспекции», – уточняет Дроздовская.

В случае выездной проверки важно обратить внимание и на указанные в уведомлении фамилии проверяющих – в офис организации можно пускать только уполномоченных лиц.

При выездной проверке с проверяющими должен взаимодействовать, в первую очередь, руководитель НКО. Рядовой сотрудник не может ничего показывать, передавать, если только у него нет специально оформленной доверенности.

Систематизируйте документы

«Основной интерес проверяющих из Минюста – источники получения и статьи расходования средств, – говорит Наталья Дроздовская. – Распространенная ошибка НКО – отсутствие системы учета в разрезе по источникам и целям, а также системы контроля всей документации, что приводит к отсутствию «доказательств» по получению и расходованию средств».

Ирина Суровцева, руководитель проекта бухгалтерского сопровождения в Фонде социальных инвестиций, рекомендует хранить в систематизированном виде абсолютно все подтверждения реально проводившихся мероприятий (фотографии, списки, отзывы и т.д.); если издавались книги и прочие печатные материалы, то один экземпляр нужно обязательно оставлять в архиве организации.

«Вечные» документы – например, учредительные – лучше хранить в отдельной папке: таким образом у организации всегда будет под рукой хотя бы минимальный набор документации для проверки.

«Каждая НКО должна обязательно иметь смету. В нее можно сколько угодно раз вносить изменения, нужно лишь не забывать, что смета и все изменения в ней утверждаются в соответствии с Уставом», – отмечает Суровцева. Кроме того, необходимо иметь и все кадровые документы – чтобы подтвердить расходы на зарплату. «Если про трудовые договоры помнят почти все, то о необходимости утвердить штатное расписание и издать приказы на распределение зарплаты по конкретным проектам (если такое практикуется) часто забывают», – сетует Суровцева.

Обычно документы для проверки представляются в виде копий — заверенных руководителем НКО с оттиском ее печати. Передача всех запрашиваемых документов должна осуществляться только по акту приема-передачи.

Правильно организуйте бухучет на счетах

Ирина Суровцева, руководитель проекта бухгалтерского сопровождения в Фонде социальных инвестиций

На счетах организации должно быть сразу видно, из каких средств идет финансирование, к каким программам относятся те или иные виды расходов – а значит, НКО может легко и быстро подготовить необходимые данные для проверки.

Ирина Суровцева уточняет: «На 20 счете я формирую затраты по программной деятельности (отдельно по программам и статьям расходов внутри них, в том числе на административные расходы по конкретным программам). На 26 счете – все «общие» административные затраты. На 76 счете и отдельном субсчете фиксирую все поступления от доноров. При этом лучше разделить частных лиц, юрлиц и гранты – так будет удобнее формировать отчетность. А на 86 счете компонуются денежные средства по назначению».

Суровцева отмечает, что некоторые версии 1C позволяют на 86 счете сразу учитывать средства и по целям, и по донорам, что весьма удобно. Но в этом случае контрагентов нужно внести в отдельные категории (юрлица, физлица, бюджет). Таким образом, если вам понадобится показать, какие именно затраты были произведены за счет конкретного донора или программы, то проблем не возникнет.

Не паникуйте

«У многих НКО проверка вызывает страх, панику, – говорит Наталья Дроздовская. – На самом деле это обычная процедура, к которой надо быть готовым. И чем больше сотрудники НКО будут знать о правилах ее проведения, чем выше их готовность к проверке, тем меньше будет неприятных сюрпризов».

Многие организации, например, боятся, что их могут признать иностранными агентами, поскольку часть средств они получают от зарубежных партнеров. Однако статус «иностранный агент» может быть присвоен только при единовременном соблюдении двух условий: использование в деятельности организации иностранного капитала и участие в политической деятельности.

«Да, по факту под термин «политическая деятельность» попадает очень многое – даже, например, иногда участие в телевизионных передачах или определенная политическая позиция учредителя, которую он декларирует публично. И при желании, наверно, можно присвоить статус «иностранного агента» очень многим НКО. Но сейчас ажиотаж вокруг темы «иностранного агента» несколько поутих, поскольку участник рынка (НКО) стали больше разбираться в данном вопросе и многие понимают, что наличие только «иностранных денег» не ведет к признанию их иностранным агентом», – говорит Дроздовская.

Если, по мнению сотрудников НКО, действия проверяющих не очень обоснованы, выходят за рамки регламента, не нужно стесняться и молчать – обязательно высказывайте свои претензии, рекомендует Наталья. Не нужно молча подписывать «непонятные» документы и акты – задавайте вопросы, выясняйте детали перед тем, как ставить свою подпись. Если организация не согласна с результатами проверки, она может отправить письмо в Минюст с обоснованием своей точки зрения.